Schůze výborů hrají důležitou roli v chodu neziskových i neziskových podniků. Zatímco některé výbory pracují na neformálním základě a členové se scházejí podle potřeby k plnění konkrétních úkolů, ostatní výbory jsou formálnější. Některé z nich mají právní odpovědnost za takové věci, jako jsou finanční audity, výběrová řízení, nabídka akcií, schválení členství a bezpečnostní dohled. Tyto výbory pravděpodobně přijmou formální schůzku schůzí s použitím takových protokolů, jako je např. Robert's Rules of Procedure nebo podobné předpisy.
Položky, které budete potřebovat
-
Denní program
-
Minut
Přípravu a zaslání písemného programu nejméně týden před schůzí výboru. Každý, kdo je ve výboru, potřebuje čas, aby přehodnotil agendu a připravil se na témata, která budou projednána během schůzky.
Zavolejte schůzku na objednávku včas. To se obvykle provádí předseda výboru. Sekretářka bere na vědomí každého, kdo je přítomen na schůzce, zatímco bere minuty. Volání schůzky k objednávkám včas povzbuzuje lidi k tomu, aby se ukázali včas a projevili respekt vůči všem členům výboru a jejich času.
Distribuujte kopie agendy a všechny zprávy, které budou prezentovány během schůzky. Pokud se výbor průběžně schází, předá kopie zápisu z předchozího zasedání. Umožňuje členům výborů přezkoumávat zápisy, agendu a další zprávy. Zeptejte se, zda jsou nějaké připomínky k zápisu z předchozí schůzky a pak se zeptejte se, zda se jedná o návrh a druhou chvíli přijetí minut.
Postupujte podle pořadí programu, aby se pokryla každá položka během schůzky. Umožněte, aby byly provedeny návrhy, které se týkají předmětu jednání, který je předmětem diskuse. Rozpoznat každého člena, který si přeje promluvit o pohybu. Umožnit jedné osobě mluvit najednou a dát každému člověku šanci být slyšen, pokud je to možné. Vyžádejte si hlasování o návrhu, jakmile bude diskuse dokončena. V některých případech navrhnou členové změny a předseda výboru požádá o hlasování o pozměňovacích návrzích před podáním návrhu.
Ukončete schůzku po dokončení agendy nebo při příjezdu plánovaného konce. Předseda výboru může odložit zasedání bez návrhu, druhého hlasování nebo hlasování. Tajemník zaznamená veškeré neúplné podnikání, aby mohl být zařazen do pořadu jednání příští schůzky.
Tipy
-
Většina formálních zasedání výborů vyžaduje, aby byl přítomen kvorum členů, aby valná hromada byla platná. Předpisy organizace stanoví, jak je dosaženo kvora. Obvykle je to alespoň polovina členů.
