Každé setkání nebo projekt je úspěšnější, pokud jsou během schůzky přiděleny úkoly a dokončeny mimo schůzku. Sledováním jednoduchého vzorce 3W (co, kdo a kdy) pro setkávání akcí se zvyšuje šance, že by produktivní práce dosáhla mimo čas setkání a včas. Správné přiřazení akcí může snížit problémy spojené s pokračováním. Přidělení dobrých akcí pomůže při testování dobrých nápadů a řešení problémů a také při provádění rozhodnutí, která byla učiněna během schůzky.
Položky, které budete potřebovat
-
Papír nebo značkovací deska
-
Pero nebo suché mazání značky
Před uzavřením schůzky ověřte všechny akce, které byly zjištěny během schůzky, a zjistěte, zda jsou nutné další úkoly. Začněte s tím, co jsou akce. Zeptat se skupiny "Jaké kroky musíme udělat, abychom dosáhli skvělých výsledků projektu?" To pomáhá skupině pochopit, co je třeba udělat, a proč je důležité pro projekt nebo tým. Ve znění položky akce nezapomeňte použít akční slovesa a buďte připraveni poskytnout nějaké podrobnosti o tom, co je skutečně nutné pro správné dokončení akce.
Pak se přesunete na WHO, který provede každou akci tím, že se zeptá skupiny "Kdo jsou nejlepší lidé, aby tyto akce?" Každá akce musí být daná někomu, nebo to nebude hotovo. Tento Kdo je členem týmu nebo projektu, který souhlasí s tím, že bude zodpovědný za veškeré činnosti nezbytné k uskutečnění přiřazené akce. Akce může být přiřazena nejkvalifikovanější osobě nebo podskupině, nebo se někdo na schůzce může dobrovolně rozhodnout pro akci. Pokud je akce přidělena někomu mimo schůzku, měl by někdo na schůzce odpovídat za vysvětlení přiřazené akce osobě, která nebyla na schůzce.
Proveďte část WHEN předtím, než odešlete akce a přejdete k odkladu. Zeptejte se skupiny "Kdy jsou tyto akce spuštěny, abychom mohli dokončit naše projekty včas?" Datum splatnosti pro každou akci by mělo být skutečný kalendářní datum, kdy musí být akce dokončena, aby tým nebo projekt mohl vykonat svou práci. Toto by nikdy nemělo zůstat prázdné ani zapsáno jako ASAP, protože datum pojednává, že někdo je zodpovědný za to, že včas provede akci. Přiřazením data může osoba, která podniká akce, naplánovat nový úkol s ostatními úkoly a zjistit, zda může existovat platný důvod, proč by akce nemusela být dokončena podle požadovaného data skupiny dříve, než je příliš pozdě.
Po schůzce vložte akce 3W do záznamů o schůzkách a rozdělte je všem, kteří se účastnili schůzky nebo kteří přijali akci. Dokumentuje všechny akce a kdo je zodpovědný, i když jsou spáchány činy.
Tipy
-
Pokud se má uskutečnit následná schůzka, pokud je připomenutí odesláno na toto schůzku, uveďte všechny akce, které jsou k tomuto datu splatné, a obvyklé informace o schůzce.
