Pravidelnými audity můžete zlepšit přesnost a kvalitu záznamů vaší společnosti. Audit obvykle zahrnuje přezkoumání interních příjmů a bankovních výpisů, aby se zjistily chyby. Některé chyby zahrnují nedbalé administrativní chyby a mohou být opraveny rychle, zatímco jiné jsou úmyslné nebo podvodné a mohou způsobit značné škody.
Určete cíle auditu, například objevit neúmyslné chyby nebo opravit oblasti, které potřebují zlepšení. Vypracujte obecný rámec pro popis standardního rutinního auditu. Vytvořte například kontrolní seznam auditu, který podrobně popisuje metody podávání zpráv.
Shromažďujte příslušné dokumenty, jako jsou rozpisy výdajů a nedávné výpisy z účtu. Stanovte mezní dobu, například koncem měsíce, abyste mohli v určitém období sladit transakce. Mnoho transakcí, jako jsou vklady, převody a výběry, nejsou okamžitě jasné, ale vyžadují několik dní před odesláním do vašeho účtu.
Sladěte informace tak, aby bankovní účty odrážely skutečné transakce. Vyhněte se vypořádání se s údaji z dlouhého časového období, protože se budete pravděpodobně více ohromit. Oddělujte údaje podle podskupin tak, aby místo roztřídění informací na výnosovém účtu můžete rozlišovat kategorie, jako jsou tržby, úrokové výnosy a náhrady za přepravu.
Skladujte výsledky v bezpečné organizované metodě, abyste mohli rychle získat informace, pokud je potřebujete, například pokud IRS audituje vaši společnost. Vyhněte se vyloučení důkazů o výdajích (obecně za více než 75 dolarů). Chcete-li minimalizovat množství papíru, které používáte, zvažte používání softwaru pro účtování (nejen tabulkového procesoru nebo hlavní knihy) a skenování vašich příjmů.
Zkontrolovat státní a federální legislativu. Kongres například přijal zákon Sarbanes-Oxley v roce 2002, který změnil řadu auditorských postupů. Zůstaňte v platnosti s předpisy IRS a federálními pojišťovnami pojištění vkladů (FDIC), abyste se vyhnuli uložení nezajištěných částek peněz.
Tipy
-
Zaměstnávat zaměstnance, jako je účetní na částečný úvazek nebo dočasný asistent, který vám pomůže třídit informace. Pokud však narazíte na složité problémy, konzultujte s certifikovaným veřejným účetním (CPA).
Varování
Samostatné povinnosti zahrnující hotovost za účelem posílení vnitřních kontrol. Například zaměstnanec, který zaznamenává informace, by neměl být stejný člověk, který denně počítá peníze.
