Efektivní komunikační systémy jsou nedílnou součástí úspěšného podnikání. Aby společnost zůstala konkurenceschopná a produktivní, musí rozvíjet organizovaný a účinný přístup k odpovídajícím a komunikujícím se svými vlastními zaměstnanci, stejně jako se zákazníky, dodavateli a dalšími profesionály. Naštěstí se podniková komunikace časem rozvíjí a zahrnuje různé typy obchodních sdělení, od jednoduchých a osvědčených po technologicky náročné.
Zprávy z firemního telefonu
Pokud vaše firma má více než jednu osobu, budete nakonec muset rozhodnout o nejlepší způsob, jak nahrávat a distribuovat příchozí telefonní zprávy. Některé firmy zaměstnávají někoho, kdo prohledá telefonní hovory, zapisuje zprávy od volajících a distribuuje je zaměstnancům, pro které jsou určeny. Jiné podniky používají automatický systém hlasové pošty, kde volající nechávají své zprávy jako hlasové nahrávky. S hlasovou poštou je každý zaměstnanec zodpovědný za sledování vlastních zpráv. Některé menší podniky nastavují hlasové schránky pouze pro jednotlivé oddělení společnosti, místo pro jednotlivé zaměstnance.
Kancelářské poznámky
Memoranda (memo) jsou druh korespondence, kterou mohou zaměstnanci komunikovat v rámci svého oddělení nebo mezi odděleními téže společnosti. Memo jsou zpravidla krátké povahy a nemají formální formátování externí písemné obchodní korespondence. Poznámky však mají formát a obecnou strukturu. Každá firma formátuje poznámky podle svých vlastních preferencí, ale obecně se v poznámkách zobrazí příjemce, odesílatel a předmět nahoře, někdy tučně vytištěnými. Tělo zprávy je pod touto informací v obyčejné sadě. Zaměstnanci mohou osobně předávat poznámky nebo používat distribuci mezi kancelářemi. V rámci některých profesí, například v oblasti práva a zdravotnictví, lidé používají poznámky k zasílání krátkých zpráv jiným odborníkům av některých případech i klientům. Lidé mohou posílat tyto druhy poznámek poštou, e-mailem a faxem.
Obchodní e-mail
Dnes mnoho firem používá e-mailovou korespondenci jako způsob, jak komunikovat v rámci společnosti, stejně jako se zákazníky, dodavateli a dalšími podniky. Pokud firma má webové stránky, zaměstnanci mohou mít e-mailové adresy s názvem domény společnosti, například "[email protected]". E-mailová korespondence má tendenci být méně formální než ručně psaná korespondence, což má své výhody a nevýhody. Mnoho firem, které umožňují svým zaměstnancům používat e-mailové adresy firem, považuje za užitečné stanovit jednotný standard pro firemní e-mail. Společnosti mohou omezit používání zaměstnanců pouze pro obchodní účely a přísně regulovat, jaké typy e-mailových příloh může zaměstnanec stáhnout. Má-li obchodní společnost smlouvu o důvěrnosti se svými zaměstnanci, bude se tato dohoda pravděpodobně vztahovat i na to, že zaměstnanci používají firemní e-mailovou korespondenci. Podnikání je dobře v rámci svých práv požadovat, aby zaměstnanec zastupoval společnost v pozitivním světle, zatímco odpovídá e-mailové adrese společnosti. Některé firmy mohou vyžadovat od zaměstnanců, kteří používají firemní e-mail, aby do svých e-mailů přidali automatické e-mailové podpisy. Tento podpis může obsahovat celé jméno a titul zaměstnance ve společnosti, jakož i obchodní jméno, telefonní číslo, webové stránky a další příslušné informace.
Obchodní korespondence
Profesní obchodní korespondence má dlouhou a formální historii. Firmy často objednávají hlavičkový papír, na kterém je vytištěna veškerá obchodní korespondence. Vzhled hlavičkového papíru může obsahovat logo společnosti a obecné kontaktní údaje, například poštovní adresu společnosti, telefonní a faxová čísla a internetovou adresu. Některé společnosti přizpůsobí hlavní šablonu hlavičkových papírů jednotlivcům v rámci společnosti, do kontaktních informací přidávají osobní rozšíření a jednotlivé e-mailové adresy. Písemná obchodní korespondence má formální strukturu. Přesný formát se může obecně lišit, datum se nachází v horní části písmena a celé jméno, název, firma a poštovní adresa příjemce jsou pod datem. Nemusíte přidávat štítky předmětů nebo pole, například "To:" vedle názvu a adresy příjemce. Písemná obchodní korespondence používá počáteční pozdravy, jako například "Drahý" na začátku, následovaný jménem příjemce a závěrečné pozdravy, např. "Upřímně", se jménem odesílatele pod ním. Odesílatel může chtít podepsat dopis osobním dotykem. Pokud by někdo jiný než odesílatel dopisu napsal nebo napsal, měl by typista obsahovat iniciály odesílatele, dvojtečku a vlastní iniciály pod podpisem. Je-li stejný dopis odeslán více příjemcům, měl by být adresován hlavnímu příjemci, a všichni ostatní příjemci by měli být uvedeni v dolní části e-mailu vedle písmen "CC", což znamená "carbon copy".
