Dávkování splatných účtů je proces sčítání faktur, které mají být zaplaceny do skupin nebo dávek, a zapsání jedné položky do účetních záznamů pro celou sadu faktur, na rozdíl od jednotlivých deníkových záznamů pro každého příjemce. Dávkování je běžná technika používaná ke snížení zápisu v deníku a pomáhá efektivněji pracovat s účetním informačním systémem. Dávkové postupy mají však i nevýhody.
Snížení transakcí
Primárním přínosem v dávkování účtů splatných transakcí je snížení počtu účtů v účetním systému. Společnosti s vysokým počtem transakcí s nízkou hodnotou dolaru mohou rychle vidět tisíce debetů a kreditů na výdajových účtech. Tato úroveň podrobnosti v knihách o závazcích je zbytečná a vytváří zátěž pro zpracování počítačového účetního systému. Dávkováním transakcí na denní nebo týdenní bázi se tato zátěž zmírňuje.
Vytvoření auditní trasy
Pokud jsou transakce denně doručovány a platby jsou prováděny prostřednictvím drátů, je pro účetní správce jednoduché, aby sladily denní výplaty s penězi na výpisy z peněžních výkazů bankovek, neboť bankovní výpisy často uvádějí denní transakce celkem. Navíc lze provádět náhodné výběry placených faktur a vysledovat do sérií a bankovním výpisem, aby bylo zajištěno, že zaznamenané částky jsou přesné.
Rychlá analýza
Denní a týdenní dávkování transakcí umožňuje účetním rychle analyzovat trendy objemu plateb za den. Každá dávka představuje stejnou časovou jednotku; odlehlé hodnoty jsou snadno zaznamenávány uvedením denních součtů dávek a vyšetřováním vysokých nebo malých množství. Při dávkování je však obtížnější samostatně zjišťovat abnormální peněžní výdaje. Pokud se společnost obává, že velké platby v hotovosti budou prováděny bez povolení, mohou orgány dohledu zavést zásady zahrnující dvojité podpisy na velké částky.
Obtížnost při usmíření
Potenciální vracení dlužných pohledávek může být obtížné při sladění. Pokud účetní společnosti nejsou pečliví při zaznamenávání transakcí, které tvoří každou dávku, může být sladění plateb obtížné, ne-li nemožné. Pokud tato slabost existuje, může být pro zaměstnance snadné spáchat podvody nebo prodejce, kteří by zpochybnili, že obdrželi platbu.
