Pro nové vlastníky firem je správa počítačových souborů úloha, která je často odkládána nebo dokonce ignorována. Většina firem však pracuje, ukládá, načítá a ukládá spoustu dat ve formě počítačových souborů. Pokud tomu tak je v případě vašeho podnikání, budete potřebovat funkční strukturu souborů, přístup k pojmenování souborů, který je snadno pochopitelný a další. Silné vytváření, ukládání, organizace a proces zálohování vám pomůže rozšiřovat vaše podnikání v průběhu jeho růstu.
Tipy
-
Správa počítačových souborů je silný proces vytváření, ukládání, organizace a zálohování vašich firemních informací, které vám pomohou rozšiřovat vaše podnikání v průběhu jeho růstu.
Proč je správa souborů kritická pro vaše podnikání
Pokud spouštíte novou firmu, je lákavé přehlédnout správu souborů. Pravděpodobně nemáte tu spoustu počítačových souborů, a bezpochyby existuje mnoho dalších naléhavých záležitostí, které vyžadují vaši pozornost.
Avšak čas od času, kdy jste založili inteligentní systém správy souborů, vyplácí dividendy pro nadcházející roky. Rozšiřitelný, organizovaný systém pro soubory bude růst s vaší společností, udržet vaše soubory bezpečný a dobře uspořádané, i když počet těchto souborů se zvyšuje exponenciálně.
Případné odložení správy souborů vytváří chaotický, nefunkční systém, který snižuje čas a efektivitu. Přijetí správného systému bude v tomto okamžiku mimořádně nákladné a zpravidla zahrnuje konzultanty s vysokou cenou a další vybavení.
Systém správy souborů, který je snadno srozumitelný, je snadný pro práci a jednoduché rozšíření, je cenným obchodním přínosem.
Vytvoření struktury souborů
Jak se vaše firma rozhodne uspořádat počítačové soubory, bude mít vliv na každodenní funkce, řízení projektů a vztahy s klienty v příštích letech. Pokud nedokážete rychle najít a načíst správný dokument, vaše podnikání může nakonec ztratit klienty nebo jejich pověst.
Nejlepší způsob organizace souborů se bude lišit od podnikání po podnikání. Zamyslete se nad tím, jak vaše podnikání vytvoří a pracuje s dokumenty před výběrem organizačního nebo hierarchického přístupu.
Interní struktura souboru může být široká a mělká nebo úzká a hluboká. První přístup vytváří četné složky nejvyšší úrovně a méně podsložek. To může vést k uložení mnoha dokumentů do více složek. Druhý přístup hnízdí více složek v nadřazených složkách. Mohou být také vytvořeny hybridní struktury, aby se dosáhlo rovnováhy mezi těmito dvěma typy hierarchií. Osobní preference a obchodní nezbytnost by měly diktovat konkrétní přístup.
Se vzrůstajícími službami správy souborů, které usnadňují vyhledání souborů vyhledáváním, někteří lidé a podniky zcela opustili složky souborů a vyložili všechny své dokumenty do jedné hlavní složky. To není vhodné. Jakákoli firma vytvoří více dokumentů za rok, než může být takovou plochou strukturou snadno spravována. Je důležité vytvořit nějakou organizační strukturu souborů, která pomůže kategorizovat soubory, což zase usnadňuje vyhledávání.
Bez ohledu na to, jaký systém si vyberete, by měl být snadno použitelný, bezpečný a spolehlivý. Zamyslete se nad tím, kdo vytvoří a pracuje s těmito soubory a pak zváží, jak je jejich pracovní potřeby lépe vyhovět struktuře souborů.
Dalším klíčovým aspektem snadnosti používání je přístupnost. Pokud pracovníci primárních dokumentů potřebují přístup k dokumentům v mobilních zařízeních, je důležité přemýšlet o tom, jak budou tyto dokumenty vypsány, přístupné a pracovat s těmito zařízeními při vytváření zásad správy souborů. Kromě toho budete chtít přijmout přístup k správě souborů, který uchovává soubory synchronizované ve všech zařízeních.
Nakonec zahrnout plány zálohování souborů do systému správy souborů. V ideálním případě byste měli vytvořit více záložních kopií souborů. Tyto zálohy by měly být uloženy na různých počítačích, z nichž alespoň jedna není umístěna na pracovištích. Ujistěte se, že zadáte, kdo provádí zálohy, jak často a s jakou technologií v počítači systém správy souborů.
Hledání počítačových souborů, které potřebujete
Pojmenování konvencí a struktura souborů by mělo pomáhat rychle najít a vyhledávat správný dokument, když je to zapotřebí. Názvy souborů, které obsahují náhodnou sérii alfanumerických znaků nebo dokonce konvence jako "DATE + CLIENT NAME", mohou být matoucí a brání vyhledávání.
Názvy souborů by měly mít smysl pro všechny uživatele a snadno identifikovat typ, účel a základní obsah každého souboru.
Kromě důsledné konvence pojmenování souborů zvažte přidání systému správy souborů. Jedná se o typ počítačové aplikace, která pomáhá ukládat a organizovat soubory. Může nabízet funkce, které umožňují sledování vlastníka a následných uživatelů, datum vytvoření a poslední úpravy a další údaje, které vám mohou pomoci pracovat s vašimi soubory a udržovat je.
Služby správy souborů, jako jsou Dropbox a Disk Google, vám mohou pomoci tím, že vám poskytnou přehlednější rozvržení a rozhraní. Místo pamatování složitých struktur souborů nebo konvencí pojmenování můžete jednoduše hledat to, co potřebujete.
Uvádění firemních zásad v psaní
Jakmile budou rozhodnuty o konvencích struktury a názvů, vytvořte návrh dokumentu pro vaše podnikání, který bude obsahovat všechny specifikace pro práci s vybranými soubory počítače. Dokonce i když jste váš jediný zaměstnanec, to nemusí být vždycky. Formální dokument, ve kterém jsou uvedeny zásady správy počítačových souborů, vám pomůže, pokud v budoucnu rozšíříte a najmete zaměstnance. Pomůže také vaší firmě zachovat konzistentní přístup k správě souborů a zajistí bezpečnost vašich cenných souborů.
