Počítačové účetní systémy rostly tak samozřejmou, že sotva má smysl představovat současné alternativy založené výhradně na ručně psaných knihách a strojích se starou školou. Ale je snadné se nadměrně spoléhat na počítačové účetnictví. Než se ponoříte hlouběji do technologických řešení, zvážte možné úskalí umožnění stroje a softwarového programu ukládat všechna data a vypočítat základní číselné vztahy.
Kvalita informací
Kvalita informací, které poskytuje počítačový účetní systém, závisí na kvalitě informací, které zadáváte. Můžete zadat každou jednu šek, potvrzení a fakturu do služby QuickBooks, ale pokud jste nenastavili svůj účet účtů QuickBooks tak, aby přesně odrážel komplikovanost vašeho podnikání, vaše úsilí bude přinášet pouze částečné nebo irelevantní informace. Například pokud vaše firma pracuje s více typy účtů, jako jsou online prodejci, prodejny cihel a malty a přímý prodej zákazníkům, vaše účetní údaje nebudou mít zvláštní smysl, pokud tyto kategorie nebudete sledovat samostatně.
Lidský prvek
Ačkoli počítačové účetní systémy používají technologii k výpočtu částek a ukládání informací, musí být tyto údaje zadány lidmi, a tito lidé musí být vyškoleni. Školení zaměstnanců v softwarových programech může být nákladné a znalosti je třeba pravidelně aktualizovat, protože počítačové systémy se mění někdy každý rok. Chyby se vyskytují v mnoha fázích učení a počítačový systém s vzorecmi, které se na sobě navzájem staví, pravděpodobně sdružuje zdánlivě jednoduché chyby, čímž je ještě obtížnější najít zdroj problému.
Technologické náklady
Prakticky každý aspekt počítačového účetního systému je nákladný. Počítače jsou exponenciálně dražší než papírové knihy a software potřebný pro vaše účetní údaje přináší další náklady, které je třeba každoročně obnovovat nebo aktualizovat. Možná budete muset vynaložit finanční prostředky na opravy, nebo najmout profesionály pro školení, vlastní software nebo rozvinout obzvláště složité nehody.
Bezpečnost a stálost
Počítačové účetní systémy jsou zranitelné v otázkách kybernetické bezpečnosti. Systémy založené na cloudu ukládají informace vaší společnosti na dálku, kde mohou být napadnuty. Váš systém může být infikován virem, který ničí nebo poškozuje informace. Počítače také havarují pravidelně, takže pokud nejste obzvlášť pečliví při zálohování souborů, můžete ztrácet hodinu práce. Takže zatímco počítačové systémy účetnictví organizují informace a provádějí výpočty rychle a efektivně, mohou vytvořit falešný pocit bezpečí. Důsledkem je, že nikdy nemohou plně obstát v přímých znalostech o systémech nebo v prvotřídní znalosti podrobností o vaší činnosti.
