Moderní firmy mohou segmentovat zasílání zpráv tak, aby cílovaly malé skupiny zákazníků nebo okamžitě doručovaly zprávy velkým a rozptýleným pracovním silám. Nicméně, tyto příležitosti nepřinesly obchodní komunikaci méně náročné než dříve. Zatímco se organizace rychle naučí důsledky, které selhávají při efektivní komunikaci se zákazníky a externími subjekty, neúčinná interní komunikace může být obtížnější dokud nebude pozdě.
Problémy s preferencí
Zaměstnancům může být obtížné sladit jejich komunikační preference s preferencemi svých spolupracovníků. Starší pracovník by mohl raději komunikovat telefonicky, například když jeho mladší kolega spoléhá na elektronickou komunikaci. Pokud mladší pracovník reaguje na hlasovou zprávu e-mailem namísto vrácení hovoru, starší pracovník se může cítit nepozorovaně, Nejlepší je použít metodu, kterou váš protějšek preferuje. Pokud váš kontakt v oblasti IT reaguje rychle na vaše e-maily, ale trvá dlouhou dobu na vrácení telefonního hovoru, elektronické předávání vašich otázek je efektivnějším řešením.
Komunikace špatných zpráv
Řekl, že váš šéf, že jste právě ztratili klíčový účet, není pro většinu snadné. Není také snadné předávat zprávy dlouholetým prodejcům, že přeměňujete svou firmu na konkurenta. Robert Bies, profesor na Georgetownské McDonough School of Business, poznamenává, že to často vede k tomu, že lidé zpozdou vyprávění druhé strany o špatných zprávách.
Namísto toho společnost Bies navrhuje komunikační strategii založenou na několika bodech, která by tyto problémy zvládla. Připravte zainteresované strany na špatné zprávy předem. Zprávy doručte okamžitě a upřímně, pak je zmírněte možnými řešeními a jakoukoli zřejmou stříbrnou podšívkou. Můžete například říci, že máte na mysli několik potenciálních zákazníků, které nahradí ztracenou firmu, která by vyžadovala méně cestování pro vaše prodejní síly
Tipy
-
Někteří zaměstnanci se mohou cítit nepohodlně upřímně komunikovat se svými šéfy kvůli své pozici ve společnosti nebo jejich pozadí. Zvláště se s tím mohou potýkat ženy, podle odborníka na lingvistiku Deborah Tannen.
Příliš mnoho - nebo ne dost
Kolik informací šíří zaměstnanci a externí účastníci je pro manažery neustálou výzvou. Strašidelné zprávy, jako reorganizace, mohou vést k silným reakcím, pokud se zdá, že vyjde z modrého. Upozorňovat jednotlivce na schůzkách na jednom nebo na jednom nebo více schůzkách může lidem vůbec vědět, kdo pravděpodobně bude proti zprávám zpochybňovat a jaké jsou jejich důvody.
Na druhé straně může manažer také poskytují příliš mnoho informací pokud je závěr zprávy neurčitý nebo otevřený. Oznámení, že propouštění smět přichází v blízké budoucnosti, například vede k úzkosti a může způsobit, že klíčové pracovníky se pokusí přijmout další zaměstnání. Může také snížit kancelářskou produktivitu, pokud zaměstnanci stráví čas klebováním a pracuje na svém životopise.
Neformální komunikace mohou být nákladné
Na rozdíl od rozhovoru na pracovišti, elektronická komunikace nechává písemný záznam o tom, co se stalo. Rychlý e-mail vám může rekapitulovat konverzace a poskytnout cenné potvrzení v případě, že máte otázky později. Nicméně, vedení záznamů o e-mailové komunikaci, chatu a dalších neformálních elektronických konverzacích na pracovišti může být bolest hlavy pro ty v IT - nemluvě o právním týmu. Zdánlivě nepříjemné konverzace mohou být nákladné. Americké ministerstvo spravedlnosti například použilo komentáře v rozhovorech, které by pomohly při manipulaci s měnou vůči velkým bankám, jako jsou UBS, Citigroup a J.P. Morgan Chase.
Projektový management
Zpráva Institutu pro řízení projektů z roku 2013 zjistila, že za každou miliardu dolarů vynaložených na projekty je 75 milionů dolarů rizikové výlučně jako důsledek neúčinné komunikace. Mezery se mohou vyskytnout, pokud ne všechny zúčastněné strany mají stejné znalosti o výhodách daného projektu nebo pokud jazyk použitý k doručování zpráv není jasný. PMI vám navrhuje přizpůsobte své komunikace tak, aby vyhovovaly potřebám všech skupin zúčastněných stran. Například projektový návrh na redesign webových stránek by se mohl zaměřit na přínosy na vysoké úrovni, když se setkáte s vedoucími společnostmi. Při prezentaci osobám, které budou muset vykonávat práci, by používaly více odborného jazyka a specifických údajů.
