Sestavte zprávu o základních dovednostech na všech úrovních podnikání. Napsání jasných, stručných přehledů je klíčovou schopností pro efektivní obchodní komunikaci. Účinná, dobře napsaná zpráva může řídit prodej, vytvořit soudržnější a lépe fungující týmy, zefektivnit procesy a zlepšit finanční operace. Zprávy mohou upozornit vedení na příležitosti pro růst podniku, identifikovat oblasti, kde lze dosáhnout vyšší efektivity a zavést soudržné obchodní postupy. Protože je pro fungování většiny podniků tak zásadní, psaní zpráv je považováno za jednu z nejdůležitějších forem obchodní komunikace.
Úvahy
Psaní zpráv, protože je tak důležitou součástí obchodní komunikace, musí být dobře naplánováno. Důležitým faktorem je znalost publika, pro které je zpráva napsána, důvody pro psaní zprávy, konečný účel, pro který je zpráva určena, a konkrétní pracovníci potřebují přispět informacemi nezbytnými pro dokončení zprávy. Je velmi důležité určit počet podnikových zdrojů, které půjde do psaní zprávy, a porovnat hodnotu těchto zdrojů s čistou návratností očekávanou při sestavení sestavy. Je-li zapotřebí mnoha hodnotných zdrojů pro psaní zprávy, ale zpráva bude mít pouze malý přínos, není to efektivní projekt. Mnohem časově náročnější forma obchodní komunikace, například memorandum, může být to, co je potřeba.
Plánování
Jakmile byly všechny úvahy přezkoumány a zdokumentovány, spisovatel zprávy - nebo vedoucí projektu, pokud několik reportérů vytváří zprávu - vytváří plán. Plánování je nezbytné pro efektivní obchodní komunikaci, nikde více než v psaní zpráv. Komplexní plán pro vypracování zprávy obsahuje časový rozvrh sestavy, potřebné materiály, seznam všech přispěvatelů a veškeré potřebné dodatečné materiály a materiály, jako například umělecká díla.
Výroba
Produkce je hlavním krokem ve všech projektech podnikové komunikace. Při psaní reportů může výroba trvat i déle nebo několik měsíců, v závislosti na rozsahu projektu. Je důležité pravidelně konzultovat plán během dlouhých projektů o vypracovávání zpráv, aby bylo zajištěno, že projekt bude na správné cestě.
Posouzení
Zpráva je obvykle přezkoumána alespoň spisovatelem předtím, než je doručena konečným příjemcům. Dobrá gramatika a styl jsou potřebné pro veškerou obchodní komunikaci, takže recenze by mělo zahrnovat - přinejmenším - kontrolu pravopisu a interpunkce. Pokud to čas dovolí, je třeba provést rozsáhlejší přezkum obsahu. Pokud je to možné, korektor by měl být někdo, kdo vidí znovu materiál; "čerstvé oči" jsou schopny zaznamenat typy nebo gramatické problémy, které může někdo, kdo se úzce zapojil do vytváření zprávy, nechytit.
dodávka
Poskytování zprávy může mít několik podob: Zpráva může být prezentována jako prezentace a diskuse, tištěna a zaslána emailem příjemcům nebo rozdělena do několika sekcí a doručena během několika týdnů různým příjemcům. Kratší verze dlouhé sestavy může být prezentována, zatímco plná verze je poskytována v tisku. Způsoby doručování jsou dány délkou zprávy, dostupností spisovatele, která uvádí nálezy, a zeměpisným umístěním příjemců.
