Systémy archivace nabízejí výhody a nevýhody kancelářských nastavení. Většina firem používá tradiční archivní systémy, v nichž jsou papírové dokumenty uloženy v kartotékách. Nejběžnějším typem používaného archivačního systému je abecední systém.
Účel
Systémy archivace se používají k uchování dokumentů organizovaným a snadné najít pro zaměstnance. Je nastaven systém archivace a zaměstnanci postupují podle použitého systému.
Výhody
Abecední systémy archivování jsou jeden typ systému, který se snadno učí a učí. Dokumenty jsou zadávány v abecedním pořadí obvykle podle jména dodavatele. Každý zaměstnanec může najít potřebný dokument, pokud je známo jméno prodejce.
Nevýhody
Jednou z nevýhod tohoto systému je, že dokumenty jsou často chybně vyplňovány kvůli dopisům. Další nevýhoda spočívá v tom, že pokud je pod dodavatelem vloženo jméno a příjmení, je těžké najít dokumenty. Změny názvu ve společnostech nemusí být správně zaznamenány, což také způsobuje zmatek s tímto systémem archivování.
