Když se majitelé změní v kancelářský personál, je užitečné informovat nájemníky o těchto změnách, zejména zaměstnanců, kteří často komunikují s nájemníky. Je snadné informovat nájemníky o personálním obsazení a další významné změny dopisem.
Shromáždit seznam jmen a adres všech nájemců, kteří budou touto změnou ovlivněni. Například pokud si pronajmete místo na více místech, a proto provozujete více než jednu kancelář, musíte o změně informovat pouze s nájemníky, kteří se zabývají nájemní kanceláří, kde k této změně dochází. Pokud máte jen jednu kancelář, samozřejmě, všichni nájemci upozorněte.
Připravte si dopis na hlavičkový papír společnosti, aby byl "oficiální", a zadejte jej pro datum, kdy očekáváte, že většina dopisů bude distribuována. Použijte technologii mailmerge k přizpůsobení každého dopisu, nebo můžete použít obecnější formát adresováním každého písmena "Vážený nájemník".
Obsah dopisu by měl být krátký a podnikatelský a obecně by měl obsahovat dva odstavce obsahu a závěrečný odstavec. Oznamte změnu personálu v prvním odstavci. Pokud nový zaměstnanec převezme veškeré povinnosti odstupujícího zaměstnance, řekněme tak, že uvede povinnosti: "Jennie Smith opustí firmu 12. března a bude nahrazena Mary Jonesovou, která bude odpovědná za stížnosti nájemce, údržbu žádosti, shromažďování nájemného a odpovědi na všechny související otázky."
Na druhou stranu, pokud budou povinnosti, které dříve vykonával odcházející zaměstnanec, rozděleny mezi stávající a / nebo nové zaměstnance, zopakujte to v prvním odstavci; například: "Jennie Smithová opustí firmu 12. března a bude nahrazena Mary Jonesovou, která bude zodpovědná za stížnosti nájemce a požadavky na údržbu. Joe White převezme odpovědnost za shromažďování nájemného a zodpovězení všech souvisejících otázek."
Ve druhém odstavci uveďte všechny příslušné data; v mnoha případech například pracovníci odjíždějí v pátek a nahrazení se hlásí následující pondělí. V ostatních případech dochází k krátkému překrývání, zatímco odjíždějící zaměstnanec vycvičí nový. Druhý odstavec zavřete tím, že od data, kdy bude změna pokračovat, by všechny příslušné otázky, připomínky a problémy měly být zaměřeny na nově zodpovědné osoby a znovu je pojmenovat. Například "Od 15. března prosím adresujte stížnosti a žádosti o údržbu Mary Jonesové a kontaktujte Joe Whiteová za něco, co dělat s nájmem."
V posledním odstavci informujte nájemce, že by se měli bez obav kontaktovat s jakýmikoli obavami, připomínkami nebo otázkami. Podpíšte písmeno "S pozdravem", za kterým následuje vaše jméno.
Tipy
-
Majitelé nebo jejich zaměstnanci mohou ručně doručovat nebo zasílat tyto typy dopisů; střídavě, mohou být rozdány s příjmy z nájemného.
Odolajte nutkání být chummy a dát příliš mnoho informací, i když jsou věci zřejmé. "Jennie Smith odchází, aby měla dítě," nebo "Jennie Smithová se oženil a chodila na svatební cestu, a pak se přestěhovala ze státu", oba jsou příklady toho, že dává příliš mnoho informací. Nechte Jennie sdílet informace, s nimiž se rozhodla, a omezte svůj dopis na to, co je nezbytné pro podnikání.
