Udržování drobného peněžního fondu činí 90% vedení záznamů. Dalších 10 procent kontroluje, kdo má přístup k prostředkům. Bez ohledu na to, v jakém druhu podnikání jste, a bez ohledu na to, co používáte vaše drobné hotovosti, dodržování těchto dvou zásad spolu s některými jednoduchými rozpočtovými postupy zachová váš drobný peněžní fond vyvážený.
Souborový důkaz všech nákupů
Při spouštění drobného peněžního fondu je třeba nejprve vytvořit efektivní a funkční systém vedení záznamů. Měli byste obdržet potvrzení a faktury za každou jednotlivou transakci, kde se používají drobné hotovosti a vyhotovovat je. Tím zajistíte, že máte dva samostatné soubory, pokud ztratíte potvrzení. Nepoužívejte pouze složení účtů ve složce, ale vkládejte je chronologicky a zvážíte ukládání příjmů do samostatných složek za každý měsíc.
Stanovte přípustné způsoby využití peněz
Nepoužívejte drobné peníze bez rozdílu. Měli byste mít specifické pokyny pro to, co můžete použít za hotovost a co nemůžete. Například nákup alkoholu s finančními prostředky by byl obvykle nepřijatelným použitím, i když by alkohol byl určen pro společenskou akci sponzorovanou podnikatelskou sférou. Chcete-li chránit sebe a každého, kdo má přístup k hotovosti, měli byste mít písemná pravidla o tom, jaké jsou přijatelné výdaje.
Řízení přístupu
Vždy udržujte svůj drobný hotovostní fond zamčený. Můžete ho udržet v čemkoliv od zásuvky až po skříňku do trezoru, ale vyvarujte se jeho držení v přenosných krabicích nebo jiných skladovacích kontejnerech, které lze snadno přemístit nebo odvézt. Nedávejte klíče ani kombinace více než několika lidem. V ideálním případě byste měli dát jen jednomu nebo dvěma osobám klíč a někdo jiný požádat tyto držitele klíčů o veškerou hotovost, kterou potřebují.
Provádějte pravidelné audity
Abyste zajistili, že vaše drobné peníze jsou řádně používány, proveďte pravidelné audity. Účinné audity jsou neohlášené a jejich účelem je náhodná kontrola záznamů, účetních postupů a kontroly vašeho drobného peněžního fondu. Bez auditů mohou být drobné peněžní prostředky náchylné ke zneužití nebo špatnému řízení. Nejjednodušší způsob, jak provést audit, je mít manažera, který nemá k peněžní kontrole ve fondu každých několik týdnů přístup.
