Většina případů podvodů s kreditními kartami pochází z informací o kreditní kartě, které byly poskytnuty dobrovolně. Někdy je to případ zaměstnance, který prodává informace. V jiných případech jde o případ krádeže informací. Oba případy podtrhují důležitost zajištění záznamů platebních karet ve vaší firmě. U firem, které provozují kreditní karty výhradně v místě prodeje, to není záležitostí. Úplné informace o kreditní kartě nikdy nezůstanou ve vaší firmě. Některé firmy však musí uchovávat údaje o kreditní kartě pro opakované účty nebo pro správu vkladů. V těchto případech je nezbytná bezpečnost.
Fyzické záznamy
Udržujte informace o kreditní kartě na jednom listu papíru, nejlépe na složce, ve které je uložen soubor zákazníka.
Udržujte seznam názvů souborů, které obsahují informace o kreditní kartě. Pravidelně kontrolujte proti fyzickým souborům, zda nejsou chybějící žádné.
Uložte soubory do uzamykací skříňky uložené na bezpečném místě. Uzamčená kancelář je dobrá, ale rušný pracovní prostor je často lepší. Někde s omezeným přístupem, ale mnoho očí, jako je recepce, je nejlepší. Do klíče by měli mít přístup jen správci nebo jiní důvěryhodní pracovníci.
Přístup k souboru pouze při přímém interakci s ním, například při zadávání informací o kreditní kartě za nákup za daný měsíc. Vraťte ji přímo do skříně souborů po dokončení. Během práce se souborem udržujte skříňku zablokovanou.
Zvažte zadání informací o kreditní kartě do kódu, například přepnutím druhého a čtvrtého bloku číslic. Vzhledem k tomu, že čísla kreditních karet jsou formátována podle konkrétních pravidel, většina kódů, které si člověk může pamatovat, budou odborníky přerušeny. Toto opatření však bude odrazovat od příležitostného pokušení.
Elektronické záznamy
Uchovávejte všechny soubory obsahující informace o kreditní kartě u uživatele chráněného heslem s oprávněními správce. Udržujte počítač sám zablokovaný. Neukládejte informace o kreditní kartě na notebook, flash disk nebo jiné snadno přenosné úložné zařízení.
Zabezpečení heslem chrání účetní a fakturační software, který ukládá nebo spolupracuje s informacemi o kreditní kartě. Používejte různá hesla, která chrání uživatelský účet.
Zabezpečte hesla a technické specifikace vašeho účetního softwaru a omezte přístup pouze těm, kteří potřebují k přístupu k informacím. To může znamenat omezení počtu lidí, kteří jsou schopni vykonávat určitá pracovní místa.
Zvažte on-line služby zpracování, z nichž mnohé umožní přímou fakturaci. Přímé fakturační služby lze nastavit tak, aby přístup k aktuálním informacím o kreditní kartě získal pouze počítač. Transakce probíhá, aniž by uživatel viděl celé číslo kreditní karty.
Varování
Vezměte informace o kreditní kartě velmi vážně. Pokud jsou vaše soubory ohroženy a používány k odcizení krádeže totožnosti nebo dokonce prodány firmě s přímým zasíláním poštovních zásilek, vaše společnost může být považována za odpovědnou za škody.
