Žádná obchodní činnost není dokonalá. Je pravděpodobné, že se někdy ve vaší kariéře setkáte s problémem, který je třeba řešit s vyšší úrovní řízení. Mnoho společností podporuje používání zpráv o stížnostech jako řádnou metodu formálního prohlášení stížnosti. Tyto zprávy se obvykle používají k řešení nevyhovujících transakcí nebo podmínek týkajících se společnosti. Správné napsání zprávy o stížnosti je klíčem k tomu, aby se vaše obavy slyšely a problém byl odstraněn.
Řešení situace. Uveďte klíčové informace, jako je vaše postavení a důvod pro psaní. Uveďte důvod své nespokojenosti.
Postupujte podle pozadí s podrobnějším popisem problému. Oznamte objektivní fakta. Popište výsledné účinky problému.
Oznámte, co považujete za uspokojivé řešení. Vysvětlete, co očekáváte od druhé strany, abyste tuto situaci napravili.
Přidejte varování, pokud si myslíte, že je to nutné. Možná budete chtít sdělit důsledky, pokud se druhá strana nezúčastní řešení problému. Tento krok je nepovinný na základě vašeho vztahu s druhou stranou a závažnosti problému.
Ukončete zdvořilým závěrem, který vyjadřuje váš optimistický pohled na situaci. Komunikujte chuť opravit problém, abyste měli prospěch oběma stranám.
Tipy
-
Nezapomeňte v celém písmu používat zdvořilost. Nepoužívejte se urážky vůči druhé straně nebo nepřátelské.
