Psaní interního obchodního dopisu zahrnuje pochopení vašeho publika a zaměření na konkrétní cíl. Nezáleží na tom, co se týče tématu, je důležité, aby se zabránilo konfliktu, zmatku a dezinformaci. Chcete-li zajistit úspěch, postupujte podle struktury, uveďte všechny potřebné podrobnosti a důkladně prověřte. Často vám pomůže poskytnout čas mezi psaním dopisu a závěrečnou recenzí, abyste si udrželi objektivitu a vytvořili nejefektivnější kus psaní. Proto je pečlivé plánování a časové řízení důležitými aspekty procesu psaní.
Vytvořte správnou pozvánku
Vytvořte správné pozvánky pro otevření dopisu vhodným tónem. Pomocí "Drahé", "Pozdravy" nebo "Dobré ráno / odpoledne" otevřete dopis a projevte úctu a empatii pro čtenáře. Například: "Drahí kolegové."
Vytvořte úvod. V úvodu uveďte informace o tématu dopisu tak, aby čtenář pochopil, co očekávat. Váš úvod může vypadat takto:
Mnozí z vás se divili, kdy bude stavba dokončena v naší nové garáži. S potěšením vás informuji, že výstavba je naplánována na první dubnový týden.
Napište účinný bod těla a zorganizujte ho vizuálně, aby se čtečka zapojila.
Bod těla obsahuje většinu informací, takže organizace je obzvláště důležitá. Použijte body odrážky, tučné písmo nebo jiné techniky, abyste vyzdvihli klíčové informace.
Zavřete dopis s koncem dobré vůle. To znamená, že se čtenářem podaří správným tónem tím, že jim poděkuje za jejich čas. Zahrnuje také zahrnutí potřebných informací v případě, že čtenář má další otázky. Například:
Děkujeme vám za váš čas a trpělivost. Máte-li další dotazy, neváhejte kontaktovat vedení na e-mailové adrese uvedené níže.
Vytiskněte písmeno a opravte ho kvůli chybám. Najděte chybné spisy, interpunkční chyby nebo gramatické chyby. Použijte slovník a tezaurus k revizi nepříjemných slov nebo pasivního hlasu a vyhněte se opakování.
Tipy
-
Při interním psaní si pamatujte, že váš dokument může být viděn a přečten komukoli ve společnosti. Proto udržujte informace vyvážené, objektivní, přístupné a genderově neutrální.
Varování
I když dobře znáte své obchodní partnery nebo spolupracovníky, vyvarujte se neformálního nebo hovorového tónu v psaní. Vytváření dokumentu s dlouhou životností je důležité v písemné komunikaci a neformální slova a fráze se snadno mylně interpretují.
