Monitorování a hodnocení postupů při zadávání veřejných zakázek je nedílnou součástí řízení organizace. Postup při zadávání veřejných zakázek si zaslouží vedení od vysoké míry pozornosti, aby nedošlo k podvodu a korupci. Postupy zadávání zakázek musí zahrnovat účinné kontroly s cílem dosáhnout odpovědnosti a transparentnosti. Průběžné sledování a vyhodnocování procesu zadávání zakázek ze strany vedení stanoví integritu a dodržování zákonů a etických norem.
Zjistěte vnitřní kontroly, které existují a zda ovládací prvky fungují tak, jak byly navrženy. Neměla by existovat žádná příležitost k tomu, aby některý z ovládacích prvků byl přepsán. Klíčové interní kontroly, které lze vyhodnotit, zahrnují oddělení povinností, kontrolní kontroly, přijímání kontrol, autorizační kontroly a kontroly záznamu.
Vypracujte kontrolní seznam shody s cílem zjistit, zda jsou dodržovány postupy zadávání zakázek. Kontrolní seznam by měl být navržen ve spolupráci zaměstnanců a vedení. Účastí na vývoji kontrolního seznamu je zaměstnanec v podstatě vyškolen a má větší povědomí o procesu. Dobrý kontrolní seznam pro dodržování předpisů posiluje stávající postupy a překládá cíle spravedlnosti, otevřenosti a hospodářské soutěže.
Proveďte posouzení rizik, abyste mapovali nebo identifikovali možné obavy, nedostatky nebo oblasti s vysokým rizikem. Identifikací ukazatelů nebo "červených vlajek" může organizace zajistit, že budou zavedeny odpovídající vnitřní kontroly, aby se zabránilo nesrovnalostem. Identifikací rizik lze konflikty zájmů a výskyt podvodů a korupce omezit.
Sledování konkrétních zakázek v celém procesu zadávání zakázek. Zvažte, zda veřejné zakázky zajistily otevřenou hospodářskou soutěž a zda byly průhledné a bez diskriminace určitým dodavatelům. Zjistěte, zda byla použitá metoda zadávání veřejných zakázek vhodná pro získání zboží nebo služby a zda je dostatečně zdokumentována.
