Existuje řada postupů a postupů při zadávání veřejných zakázek, existují však některé postupy, které by měly být společné všem oddělením pro zadávání zakázek. Jedná se o výběr dodavatele, žádost o informace, podání nabídky, hodnocení nabídek, zadání zakázky a inspekce..
Výběr dodavatele
Organizace obvykle mají preferovaný seznam schválených dodavatelů, který je veden oddělením pro zadávání zakázek. Jedná se o společnosti, které prošly výběrovým procesem a zjistily, že nejlépe uspokojují potřeby společnosti.
Žádost o informace
Pokud existuje požadavek na nákup položek, které současní preferovaní dodavatelé nejsou schopni získat, společnost obvykle prošetří trh. Tento požadavek bude zaslán vybraným dodavatelům, kteří budou požádáni o nabídku. U žádostí s nízkou hodnotou je zaslána neformální žádost o informace nebo žádost o nabídku na určené dodavatele. U položek s vyšší hodnotou bude následovat úplný proces výběrového řízení. To může často trvat až šest měsíců od identifikace potřeby k zadání zakázky.
Tender Returns
Dodavatelé jsou zpravidla požádáni, aby vrátili své nabídky jmenovanému důstojníkovi do stanoveného času a data. Nabídky mohou obsahovat popis služby nebo zboží, které dodavatel nabízí, navrhované náklady na provedení potřebné práce nebo poskytnutí potřebných dodávek, finanční informace o společnosti a veškeré dotazy, které pořizovací organizace požádala o potenciálního dodavatele.
Vyhodnocení výběrového řízení
Jakmile budou nabídky / nabídky vráceny, nákupní organizace obvykle má určitý čas, ve kterém může zhodnotit výnosy, uzavřít smluvní rozhodnutí a informovat jak úspěšné, tak neúspěšné dodavatele. Před odesláním zadávací dokumentace bude nákupní organizace vyvíjet kritéria hodnocení, podle kterých budou kandidáti označeni a klasifikováni. Úvahy jako cena a kvalita jsou obvyklé kritéria hodnocení.
Odměna za podepsání smlouvy
Po vyhodnocení a vyhodnocení nabídek budou dodavatelé obeznámeni nebo odmítnuti. Úspěšní dodavatelé jsou také písemně informováni. Jedná se o osvědčené postupy v oblasti zadávání veřejných zakázek, které nabízejí neúspěšným dodavatelům šanci na debriefing. To jim umožňuje zjistit, proč nebyla jejich nabídka vybrána a lépe porozumět budoucím nabídkám.
Závěr smlouvy
Jakmile bude služba / dodávka dodána, nákupní organizace zkontroluje, zda byla splněna kvalita, množství a specifikace. V tomto okamžiku vydá organizace platbu. V mnoha případech je obvyklá praxe pořádání po uzavření smlouvy mezi nákupní organizací a dodavatelskou organizací. Poskytuje šanci každé straně, aby nabídla zpětnou vazbu a vytvořila postmortální dokument pro budoucí zadávání zakázek.
