Zaměstnanci, kteří nemají přímý vklad, obdrží živé šeky, které mohou u příslušné banky uhradit. Kontrola tisku je zásadním krokem ve zpracování výplatních listů. Jedná se o jednu z posledních etap zpracování mzdové agendy.
Zjistěte, zda budete používat mzdový software pro šekový tisk. Účetní software, jako je Quickbooks, umožňuje zpracovávat vaše mzdové a tiskové kontroly prostřednictvím systému. Budete muset tento software zakoupit a stáhnout do počítače. Manuální tisk se provádí na psacím stroji a je stále vzácnější metodou kontrolního tisku, obecně používaného velmi malými společnostmi.
Zjistěte, jaké informace by se měly odrážet na výplatní pásku. Obvykle jsou na výplatě zaměstnance jméno, adresa, datum kontroly, číslo šeku, hrubá mzda, čistá mzda, zaměstnavatelská banka, podpis zaměstnavatele a informace o odměně (např. Odpočty, roční částky a daňové informace).
Stanovte informace o mzdách, jako jsou mzdy a dobrovolné a nedobrovolné odpočty, pro každého zaměstnance. Používáte-li manuální mzdový systém, vypočítejte všechny mzdy, daně a odpočty, které mají být odebrány ručně pro každého zaměstnance. Zkontrolujte své údaje.
Zadejte informace do systému; pak vytiskněte zprávy o předběžném zpracování, abyste zkontrolovali a vyvažovali položky. Pokud zjistíte nějaké nesrovnalosti, opravte je před tiskem kontrol, aby nedošlo k plytání papíru a inkoustu.
Klepněte na tlačítko pro tisk pro kontrolu aktuálního výplatního listu a na kontrolu tisku, jakmile zjistíte, že je vše správné. Pokud je výplatní list manuální, použijte písací stroj s funkcí vymazání pro tisk kontrol.
Odesílejte soubor přímých vkladů a případně odešlete daňové společnosti daňové společnosti. Zavřete výplatní listinu. Pokud se pak objeví chyba výplaty, budete muset provést ruční kontrolu, pokud chcete problém vyřešit okamžitě. Zrušenou kontrolu můžete zrušit během dalšího období výplaty výdajů nebo i poté, pokud je odečtena od výdělku mezi zaměstnanci za rok.
Tipy
-
Zkuste použít laserovou tiskárnu pro zajištění hladkého tisku. Pokud nemáte platový software a nechcete používat metodu manuálního tisku, použijte online software, jako je Microsoft Office Online, ke kontrole tisku. Chcete-li jednoduše vytisknout paycheck stub online, použijte bezplatnou službu, jako je paycheckcity.com.
Varování
Zaškrtněte, abyste zajistili, že používáte mzdový software, který používáte, a vytisknete všechny potřebné údaje o mzdách na výplatní kartě před provedením plného kontrolního spuštění. Neprovádějte kompletní mzdový systém s novým mzdovým systémem, aniž byste jej nejprve otestovali. Proveďte falešný výplatní list pro jednoho zaměstnance a vygenerujte šek na ni. Vytiskněte tuto kontrolu, abyste zajistili, že se všechny potřebné informace o mzdách odrážejí.
