Ať už jde o průvodní dopis pro žádost o zaměstnání nebo o uvedení nového produktu do stávajících klientů, znalost psaní přesvědčivého úvodního dopisu je důležitá dovednost pro pracovníky téměř v každém obchodě. Nejlepší úvodní dopisy jsou vynikající nejen ve formátu a vzhledu, ale i ve stylu psaní.
Předmět
Předmětem úvodního dopisu je samozřejmě to, co se zavádí, ať už jde o jednotlivce, společnost, produkt nebo službu. Proto každá věta, kterou píšete ve svém dopise, musí mít jasný důraz na tento předmět, aby nebylo ztrácet čas příjemce. Nejlepší dopisy podporují jakékoli tvrzení, které v úvodu uvádějí s fakty. Například, pokud předkládáte životopisu potenciálnímu zákazníkovi a tvrdíte, že nabízíte vynikající služby založené na výsledcích, vrátíte toto prohlášení s počtem klientů, kteří máte, kteří přistáli po rozhovorech díky životopisům, které jste dodali s nimi.
Obsah
Když příjemce obdrží úvodní dopis, je pravděpodobné, že spíše skenuje než pečlivě čte a ocení, že bude schopen nalézt potřebné informace na první pohled. Do hlavičky úvodního dopisu vložte hlavičkový papír nebo hlavičku se všemi informacemi o kontaktu, včetně poštovní adresy, telefonního čísla a e-mailové adresy. Pokud existují klíčové body, jako jsou termíny, data a finanční statistiky, které jsou nezbytné pro úvod, použijte seznam bodů a / nebo tučný nebo kurzívou text v těle dopisu, abyste upozornili na tyto body.
Styl
Dvě klíčové stylistické rysy nejlepších úvodních dopisů spočívají v tom, že psaní je stručné a přesvědčivé. Zaneprázdněný příjemce ocení dopis, který je uchováván na jedné stránce a těsně napsaný, aby poskytl pouze ty nejdůležitější informace. Přirozeně při představení osoby, skupiny nebo položky v dopise se ji snažíte nějakým způsobem prodat, například žadatele, který se prodává za nejlepšího kandidáta na práci nebo společnost, která prodává svůj nový produkt jako něco, co příjemce potřebuje. Proto je pro tento typ dopisu ideální lehký přesvědčivý tón.
Rozložení
Všechny úvodní dopisy by měly odpovídat formálním formám obchodních dopisů. Podle Purdue Online Writing Lab, celé písmeno by mělo být jedno odstupňované, s mezerou mezi odstavci a před a po otevření pozdravů. Zahrnout čtyři mezeře po závěrečném pozdravu a před napsaným jménem, abyste uvolnili místo pro podpis. Zadejte aktuální datum, který se nachází dvakrát pod hlavičkou, a vložte vnitřní adresu (jméno příjemce, název, název společnosti a adresu) jako oddělené bloky vlevo odděleně pod datem. Vždy se seznamte s úvodním dopisem, a to jak ve vnitřní adrese, tak i pozdravem, konkrétní osobě.
