Komentář k pracovnímu výkonu zaměstnanců může probíhat v průběhu výročního hodnocení výkonu, nebo mohou být připomínky poskytnuty během neformálních rozhovorů se zaměstnanci. Dohlížející pracovníci, kteří vyhodnocují pracovní výkony zaměstnanců, by se měli řídit určitými protokoly a postupy společnosti, když dávají zaměstnancům zpětnou vazbu o jejich výkonnosti. Komentáře k výkonu práce zaměstnanců by měly být prováděny racionálně a dobře zdokumentovaně, s dostatečnou příležitostí, aby zaměstnanec mohl poskytnout vstupní informace.
Prohlédněte si pracovní dokument zaměstnance. Pokud provádíte výroční hodnocení výkonnosti a hodláte poskytnout připomínky v rámci hodnotícího setkání, přečtěte si celou dokumentaci, která je k dispozici pro vyhodnocovací období. Například disciplinární a nápravná opatření, záznamy o docházkách, záznamy o práci, ocenění a sebehodnocení zaměstnanců jsou materiály, které byste měli zkontrolovat před setkáním se zaměstnanci, abyste poskytli připomínky k výkonu. Podívejte se na pracovní výkonnost zaměstnance v jeho úplnosti předtím, než vytvoříte připomínky k hodnotícímu období během každoročního hodnocení.
Naplánujte si čas na setkání se zaměstnanci o jeho vystoupení. Pokud zaměstnankyně s vámi nepředvídala schůzku o tom, aby diskutovala o představení, řekněte jí přesně, co je předmětem schůzky, a povzbuzujte ji, aby přinesla příslušné materiály a poznámky o jejím výkonu. Připomeňte zaměstnanci, že schůzka má být rozhovorem - nikoliv jednostrannou zprávou o jejím výkonu, aniž by se jednalo o vstup nebo zpětnou vazbu zaměstnanců.
Začněte schůzku na pozitivní poznámku tím, že uznáte příspěvky zaměstnance, jeho kvalifikace a jak společnost oceňuje své dovednosti a kvalifikace. Poskytněte komentáře a zálohujte své připomínky s dokumentací. Dodržujte fakta a osobní pozorování pracovních záležitostí. Nepoužívejte obviňující tón, když poskytnete konstruktivní zpětnou vazbu a nespoléhejte se na informace z druhé ruky, pokud neexistuje písemná dokumentace, která by podložila pozorování ostatních. Efektivní komunikace s vaším zaměstnancem během tohoto setkání je zásadní. Společnost Nolo, poskytovatel právních informací pro zaměstnavatele, poskytuje tipy pro poskytování zpětné vazby zaměstnanců ve své příručce nazvané "Jak provádět hodnocení zaměstnanců". Uvádí: "Zaměřte se na to, jak dobře (nebo špatně) pracovník vykonává práci - nikoliv na osobní vlastnosti nebo rysy pracovníka."
Zkontrolujte specifické případy, kdy jste pozorovali zaměstnance, který plní své pracovní povinnosti. Poskytněte vyváženou zpětnou vazbu - jinými slovy, nezaměřujte se na přísně konstruktivní ani negativní zpětnou vazbu, i když to bylo záměrem vaší konverzace. Uveďte příklady výkonů zaměstnanců, které splňují očekávání společnosti. Určete oblasti, kde se domníváte, že zaměstnanec vykazuje vynikající výkon, a zaznamenat oblasti, kde by mohl zlepšit výkon.
Dokumentujte svůj rozhovor se zaměstnancem. Pokud je schůzka vyvrcholením hodnocení výkonu, poskytněte zaměstnanci kopii dokumentu o hodnocení a požádejte ji, aby ho podepsal. Pokud se jedná o neformální setkání, v němž poskytujete konstruktivní zpětnou vazbu a návrhy ke zlepšení, zapojte zaměstnance do dialogu o tom, jak zlepšit její výkon. Zeptejte se, jaká školení a zdroje potřebuje ke zlepšení, a uveďte, kdy budete s ní pokračovat a poskytnout potřebné nástroje. Pokud se jedná o schůzku, která projednává výkon, který překračuje očekávání společnosti, řekněte zaměstnanci, že shrnete své připomínky a přiložte kopii souhrnu do osobního souboru a poskytněte jí i kopii.
