Když zaměstnance, který používá osobní vozidlo k výkonu své práce, obdrží odškodnění, zaměstnavatel také těží. Použití auta pro obchodní účely může být nákladné. Dokonce i v průměru 100 mil za měsíc znamená několik set dolarů výdajů v průběhu roku. Někteří zaměstnavatelé jsou ochotni vyzvednout kartu za účelem přilákání a udržení kvalifikovaných lidí, které musí mít k úspěchu. Existují dva široce používané modely pro odškodnění zaměstnanců za používání vlastních automobilů: příspěvek na automobily a náhrada počtu kilometrů.
Základy firemních příspěvků
Příspěvek na osobní automobily je předem určená částka vyplacená zaměstnanci jako náhrada za řízení svého vlastního vozidla z obchodních důvodů. Společnost MileIQ říká, že společnosti používají povolenky na automobily, aby minimalizovaly účetní náklady. Jakmile je zaměstnanci přidělen příspěvek na automobily, tato částka se jednoduše přidává k výplatě zaměstnance. Například, pokud příspěvek na auto je 500 dolarů za měsíc, je tato částka vyplacena zaměstnanci prostřednictvím jeho výplaty.
Jak jsou stanoveny výše příspěvku na auto
Zaměstnavatelé se spoléhají na dva odhady, aby zjistili, kolik by měl být povolen automobil. Prvním je počet pracovních kilometrů, které zaměstnanec řídí; druhá je cena provozu osobního vozidla. Cílem je určit provozní náklady vozidla, počínaje cenou plynu. Společnost poté přidává výdaje na pojištění, daně, údržbu, opravy a odpisy. Výsledek se přepočítá na míru na míli a vynásobí se počtem kilometrů. Jedná se v zásadě o stejný postup, jaký používá služba interních výnosů, aby stanovila standardní kilometrovou míru pro obchodní použití vozidel. V důsledku toho je průměrný příspěvek na automobily zhruba stejný jako míra kilometrů standardní IRS. Náklady na zaplacení příspěvku na automobily jsou však vyšší, než je tomu při modelu náhrady kilometrů a zaměstnanec skončí s méně penězi po zdanění podle Motus.
Daňové důsledky povolenek na auto
IRS považuje příspěvky na automobily za příjmy, které jsou pro zaměstnance zdanitelné stejným způsobem jako jejich plat je zdanitelný. To znamená, že společnosti musí také platit příslušné daně z částky, jako je například část zaměstnavatele z daně sociálního zabezpečení. Naproti tomu náhrada kilometrů je klasifikována jako obchodní výdaje. Zaměstnanec neplatí z peněz žádné daně z příjmů ani jiné daně a zaměstnavatel neplatí daně ze mzdy. Pokud zaměstnanec nedostane žádnou náhradu za řidičské řízení, může odpočítat počet kilometrů za standardní sazbu IRS. Tato sazba byla v daňovém roce 2018 stanovena na 54,5 centů za kilometr.
Model náhrady v kilometrech
Když společnost zaplatí náhradu za kilometr místo náhrady za auto, pravidla IRS stanovují omezení a požadavky na dokumentaci, které se nevztahují na povolenky. Zaměstnanec musí vést záznamy o kilometrech, které obsahují údaje o kilometrech spolu s účelem a cíli každé pracovní cesty. Jsou povoleny pouze cesty z čistě obchodních důvodů - dojíždění do zaměstnání a z práce není způsobilé. Vzhledem k tomu, že náhrady za kilometry nejsou zdanitelným příjmem, zaměstnanec skončí o více peněz ve srovnání s příspěvkem na automobily po zdanění.
