Adresování obchodního dopisu jedné osobě je poměrně jednoduché. Napíšete jméno a adresu osoby pomocí formátu Spojených států poštovních úřadů a postupujte podle pokynů "Vážený pane / paní / manželé". Když potřebujete oslovit více příjemců ve stejném obchodním dopisu, věci se komplikují. V závislosti na umístění příjemců budete buď adresovat jednotlivým příjemcům jednotlivě, nebo použijete značku "carbon copy" - "cc" - ve spodní části dopisu.
Více lidí, stejná adresa
Při adresování více příjemců ve stejné organizaci není nutné opakovat adresu několikrát. Jednoduše napište jméno a titul každého příjemce, po kterém následuje jedna adresa firmy. Mělo by to vypadat takto:
Paní Mary Harrisová, generální ředitelka
Pan Robert Martinez, ředitel zařízení
Dr. Philippa Bennett-Price, finanční ředitelka
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Vaše pozdravy by pak měly uvést jména ve stejném pořadí jako adresa, za kterým následuje dvojtečka (":"), například "Drahá paní Harrisová, pan Martinez a Dr. Bennett-Price:" Psaní "Milá Mary, Robert a Philippa: "je naprosto v pořádku, jestliže jste na jméno. Je zdvořilé poslat samostatné dopisy a obálky každé osobě, takže vytisknout a podepsat originální kopii pro každého příjemce.
Více lidí, různá adresa
Když stejný dopis přejde k více příjemcům na různých místech, každá osoba obdrží individuálně adresovaný dopis. Uveďte, že jste dopis odeslali jiným lidem tím, že v dolní části písmena pod řádkem podpisu uvedete znak "cc:", za kterým následují jména ostatních příjemců v abecedním pořadí. "CC" znamená uhlíkovou kopii, odkazující na uhlíkový papír, který byl použit k vytvoření dalších kopií dokumentů před vynálezem kopírky - dnes používáme frázi "zdvořilostní kopie". Nezapomeňte revidovat řádek "cc:" v každém písmu tak, aby každý příjemce ví, kdo jsou všichni ostatní příjemci. Zadejte jejich adresy, pokud to bude užitečné pro vašeho příjemce.
Když je mnoho adresátů
Pokud máte mnoho příjemců, jako jsou členové výboru, může být vhodnější připravit jeden dopis adresovaný skupině a na konci dopisu umístit distribuční blok. Je přijatelné pozdravit větší skupiny jako skupinu lidí, například "Vážení investoři" nebo "Vážení členové představenstva". Pokud je dopis rozšiřován interně v rámci vlastní organizace, je dobré použít neformální pozdrav "Vážený všem."
Slovo varování
I když existuje určitá etiketa pro adresování dopisů více příjemcům, neexistují žádná tvrdá a rychlá pravidla. Vaše společnost může mít svůj vlastní styl, který může nebo nemusí dodržovat tradiční standardy. Konzistence dává dobrý dojem z vaší značky, a proto zkontrolujte, zda všichni zaměstnanci sledují stejný styl v každé obchodní komunikaci.
