Adresování obchodního dopisu správně je důležité, aby se objevil jako profesionál a vytvořil pevný začátek dopisu. Obchodní dopis adresovaný nesprávně ukazuje, že spisovatel je buď líný nebo nevzdělaný. Obchodní dopis není jako psaní dopisu příteli a měl by být řešen jiným způsobem. Obchodní dopisy vždy vycházejí z formátu, který lze po zapsání jednoho nebo dvou snadno replikovat. Uložte obchodní dopis do počítače a vyměňte informace a vytvořte šablonu pro budoucí dopisy.
Zadejte adresu odesílatele a adresu přijímače v 12bitovém písmu v snadno čitelném typu písma, jako je Times New Roman. Programy, jako je Microsoft Office, nabízejí průvodce dopisem a šablony se správným formátováním V aplikaci Microsoft Office 2010 vyberte tlačítko "Soubor" a klepněte na tlačítko "Nový" a buď vytvořte nové písmeno nebo otevřete šablonu.
Použijte hlavičkový papír společnosti, který obsahuje vaše jméno a adresu pro psaní dopisu. Pokud není k dispozici hlavičkový papír, napište úplnou adresu zarovnanou vlevo v horní části písmena, včetně adresy, města a PSČ.
Zadejte datum dva palce od horní, zarovnán doleva. Pokud používáte hlavičkový papír společnosti, zobrazí se pod hlavičkou hlavičku. Pokud zadáte svou adresu, datum bude přímo pod vaší adresou. Pokud dopis napíšete za několik dní, napište datum, kdy byl dopis dokončen. Napište měsíc a uveďte rok. Například dopis napsaný 30. června 2009 bude datován 30. června 2009.
Napište adresu příjemce pod datum, vlevo. Zahrnout konkrétní název a jméno osoby, kterou píšete. Zadejte adresu ve formátu US Postal Service.
Napište pozdrav pod adresu. Toto je obvykle Vážení (osoba, která se používá na adrese). Napište jménem člověka jen tehdy, když je znáte dobře, jinak použijte pan, paní, paní nebo doktorka, pokud si nejste jisti jeho pohlavím, napište pouze jméno a příjmení osoby. Pomocí "Na koho se to může týkat" použijte jako pozdrav, pokud nemáte konkrétní jméno pro přijímač. Po pozdravu použijte dvojtečku.
