Obvykle se ve veřejném sektoru používají krátké dokumenty, které obsahují souhrny konkrétní problematiky a navrhovaný postup, který je s ní spojený. V podnikatelském prostředí může výkonný asistent informovat generálního ředitele o problému, který bude projednán například na příštím zasedání správní rady. V tomto případě může generální ředitel chtít poznat pozadí a kontext problému a všechny další kroky, aby mohla s členy rady diskutovat o specifikách. Pokud chcete, abyste pro někoho ve vaší firmě napsali krátkodobý dokument, ujistěte se, že je to přesné a stručné.
Formát příspěvku
Jak název napovídá, briefingové dokumenty mají být krátké. Obecně budete muset uchovat papír pod dvěma stránkami, takže je snadné číst a pohltit. Účelem stručného příspěvku je informovat příjemce o komplexním problému, poskytnout kontext na vysoké úrovni a obsahovat doporučení, co dělat dále. To mu pomáhá seznámit se s nejdůležitějšími body, aby mohla přijímat potřebná rozhodnutí nebo dokončit všechny související úkoly. Briefingové dokumenty jsou napsány jasným a srozumitelným jazykem a často obsahují body odrážky namísto hustých odstavců, takže je snadné skenovat.
Začátek Briefingového dokumentu
Uveďte jméno toho, koho píšete dokument o instruktáži, aktuální datum a předmět instruktážní poznámky nahoře. Mnoho instruktážních pokynů začíná se sekcí "Účel", která slouží k identifikaci důvodu poznámky. To pomůže upozornit čtenáře na to, proč jsou tyto informace pro ně důležité.
Účelem tohoto dokumentu je informovat prezidenta o podrobnostech týkajících se policejního incidentu v naší kanceláři v Saint Louis dne 3. září. Vzhledem k tomu, že se incident stal národním zpravodajstvím, může předseda obdržet dotazy od členů sdělovacích prostředků.
Některé instruktážní pokyny se mohou začít v sekci "Problémy", kde můžete zahrnout jakékoliv problémy, které je třeba řešit.
Hlavní část dokumentu Briefing
Tělo stručného briefingu by mělo obsahovat kapitolu o "klíčových úvahách", kde si můžete všimnout kontextu nebo pozadí problému a veškeré relevantní informace, které by měl čtenář vědět.
Věci, které je třeba zvážit: Pachatel není a nikdy nebyl zaměstnancem této společnosti. Jednal sám, bez pomoci někoho z našeho zařízení. Zatímco zaměstnanci otevřeli bezpečné dveře, činili tak pod napětím a podle bezpečnostních postupů. Tři zaměstnanci budou zdobit policejní oddělení Saint Louis za jejich statečnost, když pomohou potlačit pachatele.
Poté načrtněte doporučený postup v části Další kroky. Zde můžete zahrnout možné výsledky a scénáře na základě dostupných řešení.
Pomoc při dávání odpovědi
Některé instruktážní materiály obsahují také "Poznámky k rozhovoru". Zde můžete zahrnout konkrétní body, které by měl čtenář řešit, pokud přednesou řeč nebo schůzku týkající se daného tématu. Místo psaní řeči, které by si měli přečíst, je lepší zahrnout krátké body s tématy, která by měli zmínit. To jim pomůže vysvětlit záležitost vlastním slovem.
Na konci vašeho instruktážního papíru vložte své kontaktní údaje, aby vám čtenář mohl snadno dostat, pokud mají nějaké dotazy.
