Výplaty v hotovosti jsou způsob, jakým organizace, jako je obchodní nebo vládní agentura, řídí využití finančních prostředků. Výplata se provádí v různých oblastech podnikání nebo v různých účtech vytvořených pro zaměstnanecké požitky a jiné způsoby využití. Organizace rozvíjejí vnitřní kontroly, nebo vlastní pravidla a předpisy, které se takto vyplácejí. Takové vnitřní kontroly jsou obvykle nutné pro fungování organizace, ale přicházejí s nedostatečnými vlastnostmi, které by vedoucí pracovníci organizace měli vzít na vědomí.
Nesprávné ovládací prvky
Vnitrostátní kontroly vytváří a rozhoduje v podnikání, obvykle představenstvem pro společnost, ale lídry ve všech typech organizací. Tato rozhodnutí nejsou vždy vhodná. Kontroly mohou být v některých oblastech příliš laxní, což způsobuje obavy o bezpečnost a v jiných je příliš přísné, což vede k časově náročným a nepřiměřeným zpožděním financování. To je jeden z důvodů, proč se organizace mohou rozhodnout, že budou kontrolovat specificky vnitřní kontroly, získat vnější názor.
Chybí ovládací prvky a specifické okolnosti
Pokud interní ovládací prvky nejsou regulovány externím orgánem, existuje také šance, že některé nezbytné ovládací prvky mohou být přeskočeny. Například organizace může mít podrobnou kontrolu výdajů v hotovosti pro běžné obchodní projekty, může však být ztráta, pokud jde o vyplacení nového grantového programu, jednoduše proto, že pro danou okolnost nebyla vytvořena pravidla. Taková nevidomá místa mohou vést k budoucím problémům s nedostatečnými kontrolami.
Odpovědnost
Odpovědnost se týká bezpečnosti vnitřních kontrol a jejich schopnosti odolat zneužití a zneužití. Při řešení velkých hotovostních plateb, zpronevěry a jiných typů krádeží nebo podvodů jsou možnosti. Vnitřní kontroly, které mají vadné systémy sledování (například chybějící přihlášení k systému) nebo jiné problémy mají špatné funkce odpovědnosti. Vytvářejí mezery, které mohou způsobit, že společnost ztratí peníze skrze bezohledné chování.
Problémy s nepřetržitou adaptací
Výplaty v hotovosti jsou zřídka prováděny stejným způsobem po celou dobu života organizace. Systémy a procesy schvalování se mění v podobě organizace a vývoji nových technologií. Bezpečnostní opatření mohou změnit kanály, pomocí kterých se peníze pohybují. Nové vládní předpisy mohou přidat další kroky. Ovšem interní kontroly se nemusejí měnit tak rychle, což zanechává organizaci zaostávající, protože se snaží splnit nové požadavky s zastaralými strategiemi.
