Osobní údaje zaznamenané na vyplněném formuláři W-9 jsou nezbytné pro zpracování výplatních listů a oznamování plateb ve službě Internal Revenue Service. Jako nejlepší postup požádejte o dokončení W-9 na první pracovní den vašeho zaměstnance a zašlete žádost W-9 všem novým dodavatelům. Pokud dodavatel nebude vyhovovat, zašlete formální dopis s příjemnou, ale pevnou žádostí o vyplněný formulář.
Formulář W-9 Základy
Formulář W-9 je doklad IRS, který uvádí jméno, adresu, federální daňovou klasifikaci a číslo sociálního pojištění nebo identifikační číslo zaměstnavatele. Společnost IRS nemá mandát, aby firmy uchovávaly W-9s v souboru. Od podnikatelů se však vyžaduje, aby shromažďovali a oznamovali osobní údaje uvedené ve formuláři pro všechny zaměstnance a dodavatele, kteří platí více než 600 dolarů ročně. Sběr W-9 je vhodný způsob, jak to udělat. Kvůli této skutečnosti by měla mít společnost W-9 k dispozici pro každého zaměstnance a dodavatele.
Žádost o W-9
Abyste zajistili, že shromáždíte W-9 od všech zaměstnanců, zahrnout formulář W-9 do povinného prvního papírování pro nové zaměstnance. Požádejte nové zaměstnance, aby dokončili všechny papíry na místě a vrátili je zástupci lidských zdrojů do konce prvního dne.
Když získáte nového dodavatele nebo dodavatele, přiložte formulář W-9 k původní smlouvě. V žádosti W-9 požádejte svého dodavatele, aby vyplnil a vrátil formulář co nejdříve. Zvažte implementaci zásady, která bude platit výhradně prodejcům s platným W-9 v souboru, a poznamenejte si tuto zásadu v doporučení.
V návaznosti
Pokud máte potíže s získáním dokončeného W-9 z jakéhokoli zaměstnance nebo dodavatele, taktově ale pevně sdělí, že W-9 je nutný před provedením platby. Vysvětlete zaměstnancům, že informace o formuláři jsou nezbytné pro zpracování výplatní listiny a vydávání výplatních karet. Pokud dodavatel nevrátí W-9 do týdne nebo dvou, odešlete druhé žádost o další. Pokud máte zdokumentované zásady, připomeňte dodavateli, že je nemůžete platit bez formuláře. IRS vyžaduje, abyste učinili formální žádost o W-9, takže si uchovávejte kopii tohoto dopisu.
Ne W-9
Nemáte-li na konci roku prodejce W-9, je třeba, aby platby byly IRS vykazovány. Vyplňte a odešlete formulář 1099-MISC dodavateli a nechte číslo sociálního pojištění prázdné. IRS bude reagovat s upozorněním, že číslo chybí, které musíte předat dodavateli spolu s oznámením o zadržení zálohy a další kopií W-9. Jste povinen odvádět daně z budoucích plateb tomuto dodavateli - v současné době je srážková sazba 28 procent - a dodavatel bude platit 50 dolarů od IRS.
