Součástí práce správce je disciplína zaměstnanců, kteří nedodržují pravidla. Zatímco jednoduché slovní varování stačí poprvé, drobné přestupky, vážnější nebo opakované přestupky vyžadují zdokumentované, písemné varování. Pomůže to nejen vysvětlit zaměstnance, co udělal špatně a co se od něj očekává, ale také vám dovolí uchovat kopii varování pro spis zaměstnance, což může být později užitečné. Napsání takového varování může vypadat jako skličující úkol, ale s písemnou výstražnou šablonou může být proces opravdu jednoduchý.
Tipy
-
Písemné varování by mělo vycházet ze standardní šablony a mělo by obsahovat informace o tom, která pravidla byla porušena, podrobný popis trestného činu a jak se má zaměstnanec zlepšit.
Proč používat písemné upozornění
Písemné upozornění může být užitečné jak pro zaměstnance, tak pro společnost. Pro zaměstnance může varování poskytnout jasné pokyny a pokyny ohledně toho, co společnost od ní očekává, a jak zlepšit její pracovní výkon, aby se předešlo dalším varováním. Pro společnost může písemné varování pomoci prokázat, že byla podniknuta opatření, takže další kroky mohou být podniknuty, pokud problém přetrvává. Slouží také jako dokumentace problému v případě, že zaměstnanec podá nějaký druh soudního sporu později, jako je například neoprávněné ukončení případu.
Kdy používat tato upozornění
Každá firma bude mít různé problémy s různými zaměstnanci na základě vlastních pravidel společnosti a typu lidí, kteří tam pracují. To je řečeno, nejčastějším důvodem, proč jsou zaměstnanci zapsáni napříč všemi průmyslovými odvětvími, je nadměrná prodleva.
Obvykle se vydá varovný dopis zaměstnance poté, co byl vydán ústní varování, ale to není vždycky případ. Pokud dojde k vážnému jednorázovému přestupku, má smysl obcházet slovní varování a okamžitě mít písemné varování, které se může dostat do spisu zaměstnance. Je třeba poznamenat, že všechny slovní varování by měly být zdokumentovány po faktu, včetně času a data varování, které by měly být uvedeny v souboru zaměstnanců, aby nedošlo k nejasnostem ohledně toho, zda zaměstnanec byl nebo nebyl varován konkrétní problém.
Použití dopisu pokarhání
Je to dobrý nápad vyhledávat šablony pro písemné varování a dopis zaměstnance, než je budete potřebovat. Ty by měly být přizpůsobeny pro vaši firmu a připraveny k použití předtím, než skutečně zapíšete zaměstnance. Každý zaměstnanec, který obdrží upozornění nebo varování o disciplíně, by měl obdržet stejný formulář vyplněný informacemi, které se týkají konkrétního problému, který je dokumentován. Tím se zajistí, že všem zaměstnancům bude zacházeno spravedlivě a rovnoměrně.
Vždy vyplňte každý prázdný dopis na předtištěném dopisu s varováním.Pokud se něco neplatí, můžete napsat "N / A", takže je zřejmé, že to nebylo použitelné a že jste nebyl nedbalý při vyplňování formuláře. Pokud ve skutečnosti napíšete dopis pomocí šablony, nemusíte to dělat, ale stále psát důkladně co nejpřesněji. Při těchto krocích vás mohou chránit, pokud se objeví právní problémy později. Z tohoto důvodu vždy používejte formální jazyk a vyvarujte se použití zkratky nebo žargonu.
Zatímco byste měli pracovat se šablonou, konkrétní tón použitý v dopise pokárání by se měl lišit podle závažnosti porušení. Pokud se zaměstnanec několikrát zdržel, můžete se jednoduše zaměřit na nápravu chování a nastavit pozitivnější tón, který by ho povzbudil k tomu, aby se včas objevil. Pokud zaměstnanec proklíná u zákazníka, možná budete chtít mít mnohem vážnější tón, který se zaměřuje na případné tresty, pokud se znovu chystá.
Dejte dopis zaměstnance osobně, nikoliv e-mailem, a nikoli tím, že ho necháte na pracovním stole. Můžete se rozhodnout, že budete mít svědek přítomen nebo ne, ale nezvládněte záležitost veřejně před ostatními zaměstnanci. To může být obtížné a nepříjemné, ale je důležité to udělat. Může to být skutečné prospěšné mluvit se zaměstnancem o situaci, ačkoli, protože se může domnívat, že dopis zní víceméně přísně, než jste si myslel, že je, a dokonce i vaše přítomnost může pomoci zdůraznit tón, který jste chtěli vzít v dopise. Úder dopisu můžete zmírnit tím, že zaměstnance nabídnete nějakou pozitivní zpětnou vazbu, ale nikdy tak neučiníte, pokud způsobí jakékoliv zmatky ohledně závažnosti varování, které vydáváte.
Vždycky získávejte podpis od zaměstnance, když jste přítomni. Pokud to odmítne, požádejte ho, aby podepsal dopis, v němž uvedl, že odmítl podepsat varování. Uložte podepsanou kopii pro záznam zaměstnance. Pokud zaměstnanec podepsal dopis, v němž uvedl, že odmítne podepsat varování, přiložte dopis k dopisu. Poskytněte také kopii zaměstnance za jeho záznamy.
Příklad zápisu zaměstnanců
Písemný varovný dopis by měl začít se základními formami, jako je předmět, datum, čas, vaše jméno, pracovní název, jméno zaměstnance a název pracovní pozice a jména ostatních lidí, kteří obdrželi kopii této poznámky. Možná budete chtít zahrnout logo společnosti do horní části formuláře, ale to je volitelné.
Pokud máte příručku pro zaměstnance, měli byste nejdříve uvést, jakou část firemních zásad byla porušena. Můžete buď napsat konkrétní pravidla nebo jednoduše obsahovat odkaz na příslušnou část příručky. Pokud nemáte příručku, stačí napsat stručný souhrn platných pravidel společnosti.
Zadejte, zda se jedná o první nebo poslední varování, a pokud jde o závažné porušení, uvědomte si to také. Varování by mělo mít časový rámec, což znamená, že pokud uplyne dostatek času, upozornění bude odebráno z záznamu zaměstnance a nebude považováno za předchozí varování. Jinými slovy, předchozí písemné varování o zpoždění by se nemělo počítat se zaměstnankyní, pokud se začne konat později o tři roky později. Písmeno by mělo zůstat v osobním spisu zaměstnance. Obecně platí, že první varování by mělo trvat šest měsíců, závažný trestný čin by měl trvat osm měsíců a poslední varování by mělo trvat jeden rok, což se však může lišit podle zásad společnosti.
Dále popište přesně co se stalo co nejpodrobněji, včetně data, času a jmen všech zúčastněných. Nezahrnujte subjektivní detaily, jako například to, že zaměstnanec byl pro jiného zaměstnance. Namísto toho napište přesně to, co zaměstnanec dělal, a které by mohlo být interpretováno jako znamenité. Můžete se rozhodnout napsat svůj popis událostí, popis zaměstnanců událostí a případné popisy událostí svědků, pokud se tyto účty liší. Používáte-li předtištěný formulář a není dostatek místa pro psaní všech relevantních údajů, je v pořádku, pokud je to nutné, připojit druhý kus papíru.
Chcete-li pomoci zaměstnance zlepšit, postupujte podle podrobností o tom, co se stalo s tím, jak se chování zaměstnance musí měnit a jak brzy by měla provést takové změny. Sledujte to s jasně uvedenými informacemi o tom, jaké důsledky budou mít, pokud nedokáže opravit své chování. Nezapomeňte, že písemné varování není disciplinární opatření, takže nezapomeňte uvést, jaké disciplinární kroky nastane, pokud problém přetrvá. Nakonec podepište a zadejte datum dopisu, uveďte ji zaměstnanci a požádejte ji a všechny svědky schůzky, aby také podepsali a datovali.
