Pro většinu manažerů je disciplinovaní zaměstnanci jednou z nejvíce nepříjemných zážitků, s nimiž se můžeme potýkat. Manažeři jsou odpovědni za psaní disciplinárních písemností, které zůstávají ve složkách zaměstnanců, aby dokumentovaly případy, kdy zaměstnanec činí nesprávný postup. Tyto dopisy mají dvě funkce: informovat zaměstnance o tom, co se stane s ním v důsledku jeho přestupku a sloužit jako trvalý záznam zaměstnaneckých pochybení ve svém spisu.
Vložte tiskárnu do firemního hlavičkového papíru. Tento dopis se stane součástí oficiálního souboru zaměstnance, takže musíte dodržovat příslušný protokol.
Zadejte celý den. Přeskočte řádek a zadejte jméno a adresu zaměstnance. Dokonce i když ve skutečnosti neposíláte dopis, po správném formátu obchodního dopisu se projeví dojem profesionality.
Začněte písmenem zadáním jména zaměstnance a následně dvojtečkou. Přeskočit řádek.
Začněte první odstavec jasným uvedením povahy porušení. Podívejte se na příručku pro zaměstnance vaší společnosti, aby zaměstnanec mohl hledat pravidlo pro sebe. Uveďte konkrétní informace o přestupku, jako je datum, kdy k incidentu došlo, a uveďte všechny ostatní zaměstnance, kteří byli zapojeni.Uvedení těchto informací jasně pomůže vám, pokud zaměstnanec zpochybní disciplinární opatření a vezme věc soudu.
Vysvětlete podrobně, co zaměstnanec udělal špatně a jak by měla v této situaci jednat. Zaměstnanci někdy porušují pravidla, protože je jasně nerozumí, takže vysvětlení porušení a odpovídající informace jí pomohou zabránit tomu, aby se porušení spáchalo podruhé. Nabídněte, abyste se se zaměstnancem setkali podrobněji.
Poskytněte zaměstnance příležitost provést změnu za přestupek, například písemným dopisem o omluvě druhé straně. Informujte jej o lhůtách pro předložení odpovědi nebo dopisu.
Řekněte zaměstnance jasně a stručně, co může očekávat v důsledku tohoto přestupku. Uveďte příslušné podrobnosti o jejím současném trestu, jako jsou data případných slyšení nebo účinných termínů ukončení pracovního poměru. Pokud může zaměstnanec očekávat progresivní disciplinární opatření v důsledku dalších přestupků, informujte jej, jaké budou tyto tresty.
Informujte zaměstnance o případném odvolání.
Požádejte zaměstnance o formální odpověď na jeho spis; tato odpověď bude často formální dopis. Tuto dokumentaci potřebujete pro spis zaměstnance v případě, že vezme věc soudu.
Zadejte celé jméno a název. Vytiskněte dopis a podepsat své jméno o napsaném názvu modrým nebo černým inkoustem.
Proveďte několik kopií dopisu. Uložte jednu kopii do spisu zaměstnance, udělejte dalšího právníkovi vaší společnosti a zadržte si další pro své vlastní záznamy.
Zasílejte dopis zaměstnance nebo jej předat zástupci pro lidské zdroje nebo správnímu asistenti. Potřebujete potvrdit, že zaměstnanec obdržel oficiální oznámení.
Tipy
-
Udržujte tón profesionální a věcné. Tento dopis se může obrátit na soud, pokud zaměstnanec zpochybňuje disciplinární opatření a chcete se vždycky setkat profesionálně a spravedlivě.
