Psaní v obchodním formátu se liší od ostatních typů psaní. Pokyny jsou tužší a styl, který píšete, je obvykle předurčen. Cílem při psaní v obchodním stylu je vždy být profesionální. Hodně z písem, které uděláte, bude pro stávající nebo potenciální klienty, spolupracovníky nebo nadřízené. Některé z těchto dokumentů mohou ovlivnit, jak dobře vy nebo vaše společnost vykonáváte, takže dodržování zásad je zásadní.
Při psaní obchodního dopisu použijte formát bloku, modifikovaného bloku nebo polobloku. Blokový formát je nejčastěji používán. V tomto formátu je vše s výjimkou dvojitého mezerníku mezi odstavci vlevo ospravedlněno.
Napište dokument pro publikum. Zaměřte se na své potřeby a zájmy místo vašich. Přemýšlejte o tom, co čtenáři potřebují znát, a určit vhodný způsob přenosu informací těmto čtenářům.
Použijte formální tón při psaní nadřízeným nebo klientům. Použijte neformální tón pro poznámky nebo e-maily spolupracovníkům.
Zvýrazněte pozitivní informace a zaměřte se na přínosy pro čtenáře. To je zvláště důležité při psaní dopisu, který obsahuje negativní zprávu.
Napište jasně a stručně. Můžete to provést tak, že krátké odstavce zadáte, uvedením důležitých informací na začátku dokumentu a odstavců a pomocí seznamů, pokud je to možné. To pomáhá vašim čtenářům, kteří jsou obvykle naladěni na čas, najít důležité informace i tehdy, když dokladují pouze dokument.
Opravte svůj dokument, abyste se ujistili, že neobsahuje pravopisné, gramatické a interpunkční chyby. Jakékoli chyby ve vašem psaní vás mohou zjevit neprofesionální nebo nedbalé.
Tipy
-
Obecně je v pořádku používat slova "já" a "vy" v obchodním dokumentu. Při používání slova "my" však buďte obezřetní, protože tato slova přemění vaše slova na reflexi celé společnosti.
Vždy po zašifrování v obchodním dopisu použijte dvojtečku, nikoli čárku.
