Jak nastavit schůzku rozpočtu

Rozpočtové schůzky jsou důležité, protože vám umožňují prezentovat vašemu šéfovi nebo nadřízeným, kde váš projekt stojí z hlediska svého rozpočtu. Na schůzce můžete diskutovat o možném navýšení nebo snížení svého přiděleného rozpočtu a navrhnout způsoby, jak snížit náklady, abyste udrželi rozpočet na správné cestě. Rozpočtové schůzky vám také umožňují prosadit váš případ, abyste získali více finančních prostředků na váš projekt nebo práci. Celkové schůzky o rozpočtu určují, jak se finanční oddělení nebo společnost dělají finančně, a stanovily cíle a limity pro ovládání peněz a zůstalo ziskové. Je relativně snadné sestavit schůzku o rozpočtu.

Položky, které budete potřebovat

Konferenční nebo zasedací místnost
E-mailová služba

Určete, kdo se má účastnit schůze rozpočtu. Obvykle byste měli pozvat finančního ředitele společnosti, svého finančního zástupce nebo jiného zaměstnance v řídícím týmu společnosti, který je odpovědný za finance. Pokud pracujete pro větší společnost, pozvete osobu ve vaší kanceláři, která spravuje peníze, jako správce nebo manažer účetního oddělení. Měli byste také pozvat vašeho šéfa, projektového manažera a všechny další nadřízené zaměstnance spojené s vaším projektem nebo oddělením.

Podívejte se na rozvrhy všech, které pozváváte na schůzku. Podívejte se na společné otvory, kdy je každý plánován ve městě a v kanceláři. Některé kancelářské nástroje, jako je Microsoft Outlook, vám umožňují zobrazit rozvrhy a dostupnost dalších spolupracovníků.Pokud nemáte přístup ke všem programům, požádejte jejich asistenty nebo samotné jednotlivce, jak vypadá jejich nadcházející dostupnost.

Zvolte dobu trvání schůzky, například 30 nebo 60 minut. Umožněte dostatek času, abyste předložili informace o rozpočtu a ponechali prostor pro otázky a diskusní čas. Pokud si myslíte, že vám bude trvat hodinu předložit informace o rozpočtu, zadejte dobu 90 minut, abyste získali více času.

Vyberte den a čas pro schůzku podle toho, kdy jsou všichni k dispozici a trvání schůzky. Pokud vaše schůzka bude trvat 90 minut, vyberte první 90minutovou časovou pozici, pokud jsou všichni k dispozici.

Odeslání oznámení o žádosti o schůzku prostřednictvím e-mailu a požádejte, aby všichni příjemci odpověď uvedli, zda přijmou žádost o schůzku nebo zda ji nemohou provést. Nebo nastavte schůzku staromódní cestou tím, že ji rezervujete osobně nebo prostřednictvím asistenta účastníka. Když požádáte o schůzku buď osobně, nebo e-mailem, krátce poskytněte přehled o programu schůzky na vysoké úrovni: rozpočtové škrty, finanční zprávy, stav rozpočtu a podobně.

Přehodnoťte schůzku, pokud se lidé, kteří tam potřebují, nemohou zúčastnit. Vyberte další dostupné místo, kde jsou k dispozici plánované trvání schůze finanční pracovníci a další potřební lidé.

Připomeňte všem účastníkům nadcházející schůzku tentýž týden nebo toto ráno. Pokud jste žádost o schůzku odeslali prostřednictvím e-mailu, software by mohl účastníkům automaticky připomenout elektronické oznámení.