Jak nastavit program schůzky se dozvíte 5 věcí, které musíte zřídit, abyste dosáhli úspěchu. Dobře napsaná agenda vám pomůže udržet vás na úkolech a na správné cestě a současně nechat vaše účastníky zasedání připravit a cítit se v klidu. Ti, kteří se účastní vašich schůzek, vám poděkují.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
E-mailem
Stanovte témata: Zjistěte důvody schůzky a seznamte se s tématy, která je třeba projednat. Povzbuďte ty, kteří se rozhodli, že se na vašem setkání budou snažit komunikovat o tématech nebo položkách, které by chtěli vidět v pořadu jednání. Uveďte jim termín, kterým musíte obdržet tyto návrhy, abyste je mohli zahrnout do konkrétního setkání.
Stanovte priority: Nyní, když máte svůj předběžný seznam položek, stačí určitě určitý čas upřednostňovat je v pořadí významu nebo podle termínů. Nezapomeňte, že nemusíte mít čas dotknout se každé položky ve vašem seznamu, takže nastavení priorit vám pomůže rozhodnout, které položky se rozhodně dají do agendy.
Zajistěte prezentátory: Pravděpodobně se nemusíte věnovat každému prvku a nevedete každou diskusi. Ve skutečnosti moudrý vůdce umožní ostatním, aby se podíleli na vedení. Udělujte účastníkům za jejich výkon a ukažte jim důvěru, kterou musíte vést. Možná vás někdo oslovil ohledně zařazení určitého bodu pořadu jednání schůzky. Využijte této příležitosti, abyste jim umožnili prezentaci na schůzi. Začněte do svého pořadu, který vedou, jaká diskuse. Přiřaďte přednášející.
Vytvoření plánu: Určete vhodnou délku schůzky a odhadněte čas potřebný pro každou jednotlivou položku agendy. Nepředstírajte, že byste při jednom zasedání příliš udělali. Buďte moudří a nechte více času pro každé téma. Dejte se do nějaké místnosti. Váš rozvrh bude sloužit jako disciplína, která vám pomůže udržet soustředěnost a zůstat na správné cestě.
Zajistit konzistenci: Jinými slovy, držte se programu. Nepřidávejte ani přeskočte položky. Nepřekračujte čas přidělený konkrétním tématům. Nezapojujte se a prezentujte, když byl někdo jiný pověřen, aby vedl tu konkrétní diskusi. Program je jen tak účinný jako rozsah, v jakém se řídí. Časem vás vaši účastníci budou respektovat a očekávat dobře napsanou agendu.
Tipy
-
Získejte svůj hotový program vašim účastníkům v dostatečném časovém předstihu, aby byli připraveni na schůzku. Použijte předchozí agendy, které vám pomohou pracovat na současných a budoucích agendách.
Varování
Ujistěte se, že máte v plánu třást pokoj do vašeho programu. Nedotýkejte se schůzky s zabaleným agendou, která je zraněná.
