Vedení schůzky není vždy snadné. Lidé jsou proslulí tím, že se potýkají s rozhovory, přeskakují je a nevěnují pozornost, když se účastní. Pokud budete muset uspořádat schůzku, zavedením několika kroků ve společném smyslu zajistíte, že mezi vašimi účastníky bude uzavřeno, že vaše setkání bylo užitečné a efektivně vedeno.
Zveřejňujte datum a čas schůzky v dostatečném předstihu, aby si účastníci mohli udržet své plány jasné. Také pošlete e-mail s připomenutím předchozí den. Nakonec je užitečné hlášení o interkomu 15 minut předtím. To minimalizuje pravděpodobnost, že by někdo zapomněl zúčastnit se.
Začněte včas. To ukazuje respekt k přesným lidem. Potřebuji pozdní příchozí s kývnutím, pokud vůbec. Během schůzky není třeba zmiňovat o zpoždění.
Uspořádejte svou technologii předem a zajistěte, aby vše fungovalo. Pro návštěvníky není nic horšího než sledovat, jak se s notebookem spojujete 15 minut.
Mějte program, držte jej co nejkratší a držte se ho. Pošlete e-mail s předstihem předem, aby o tom mohli přemýšlet. Na schůzi, pokud někdo vynechá z programu, řekněte: "Pojďme přemýšlet o zařazení tohoto zájmu do pořadu jednání na další schůzi."
Ujistěte se, že účel vašeho setkání je velmi jasný. Program by s tím měl pomáhat, ale je třeba je vyjasnit. Zajistěte, aby bylo jasné, zda je vaším účelem vyřešit problém, diskutovat o možnostech nebo provádět školení. Ujistěte se, že každý přesně ví, proč jsou přítomny.
Pamatujte, že lidé se učí různými způsoby. Využijte různé média - vizuální, sluchové i fyzické aktivity - abyste získali své body.
Požádejte lidi, aby napsali další náměty, které se týkají tématu, a nechte je na konci schůzky v plánu. Později poskytněte každému účastníkovi kopii zápisu z jednání nebo místo toho e-mailu.
Tipy
-
Pokud bude schůzka delší než 30 minut, uvažte o umístění čokolády na stoly pro účastníky.
Varování
Vyhněte se vynechání tématu. To je jeden z nejdůležitějších důvodů, proč se lidé setkávají, jsou ztrátou času.
