Když se setkáte s klubovým setkáním, komunikujete se všemi členy klubu najednou, plánujete budoucí klubové aktivity a dělat důležitá rozhodnutí. Chcete-li uspořádat schůzku efektivně, musíte být organizováni a mít plán. Uspořádání schůzky udržuje pořádek po celou dobu schůzky při řešení všech témat z jednání schůzky.
Připravit se předem. Rozhodněte se, jaké jsou vaše cíle pro setkání a vytvořte konkrétní plán činnosti, který by splnil tyto cíle. Vytvořte seznam témat, které budete řešit a vytvořte kopie tohoto seznamu pro distribuci členům klubu.
Vytvořte příjemnou atmosféru. Před setkáním podáváte občerstvení a hrajte měkkou hudbu, zatímco členové klubu vstoupí do oblasti setkání. Tím vytvoříte atmosféru, která povzbudí členy k uvolnění a socializaci před zahájením setkání.
Začněte včas. Proveďte oznámení pět minut, než plánujete začít. Jak členové klubu najdou posezení, rozeslávejte kopie agendy schůzky. To umožňuje členům klubu přezkoumat program, jak se připravujete na začátek.
Představte si nové členy klubu. Zasedání Icebreaker je nejlepší způsob, jak představit nové členy. Nechte je stát, kde vyrostli, kam šli do školy a proč se rozhodli vstoupit do vašeho klubu.
Prohlédněte si zápisy z předchozí schůzky. To připomíná členům klubu akce, které byly přijaty během posledního setkání a dává novým členům lepší přehled o aktuálních tématech schůzek.
Zůstaňte v úloze. Vždy dodržujte program jednání. Pokud někdo chce diskutovat o tématu, které není ve vaší agendě, napište předmět na samostatný list papíru a vyřešte ho během příští schůzky.
Povolte čas na otázky a odpovědi. Členové klubu budou pravděpodobně mít otázky, takže buďte připraveni jim odpovědět. Požádejte ty, kteří mají otázky, aby zvedli ruku a volali každého člena individuálně. To je také vhodný čas na to, aby povzbudili členy klubu k tomu, aby předložili návrhy pro budoucí setkání.
Končit včas. S určitým koncovým časem pomáhá udržovat facilitátora na trati. Pokud mají členové klubu další otázky nebo obavy, vyzvěte je, aby s vámi pohovořili po setkání.
