Často v podnikání musíme zahrnout průvodní dopis, který bude doprovázet větší zprávu, která by mohla být zaslána poštou, zvláštním doručením nebo dokonce e-mailem. Formální průvodní dopis má velmi specifický účel a měl by být napsán tak, aby obsahoval a popisoval obsah, opakoval hlavní téma zprávy a také dal další kroky nebo kroky, které mají být přijaty.
Psaní zprávy o předloze
Použijte hlavičkový papír firmy, který staví, aby sestavil doprovodný dopis v úctě k důležitosti dokumentu, který doprovází. I když používáte e-mail stacionární, zacházejte s ním jako s papírovým průvodním dopisem tak, že na e-mailové stránce přidáte obrázek o firemním logu.
Zahrnout datum dne a informace o adrese, včetně příjmení a příjmení, názvu, obchodního jména, adresy ulice a města, PSČ. Použijte pozdrav "Drahý", po kterém následuje oficiální pozdrav, jako jsou zkratky pan, paní nebo paní, pokud je člověk cizí nebo "drahý" s prvním a / nebo příjmením adresáta, pokud je jedinec známý.
Uveďte účel písmena v těle dopisu pomocí slov jako "Tento dopis obsahuje (název sestavy) pro vaši recenzi nebo komentář (nebo jakákoliv požadovaná akce). Využijte této příležitosti, abyste stručně shrnuli, o čem se zpráva týká. Snažte se shrnout účel zprávy co nejrychleji - nejméně jednou nebo dvěma větami.
Vezměte na vědomí závěr zprávy, aniž byste podstoupili podstatu zjištění zprávy. Chcete, aby si čtenář přečetl aktuální zprávu, a nikoli pouze průvodní dopis. Průvodní dopis by měl dát čtenářovu chuť k tomu, co se objeví v závěrečné zprávě.
Proveďte formální závěr nebo další kroky, kde uvedete, jaké jsou požadované akce od adresáta. Chcete, aby dokument předával, nebo se přihlásil na dokument nebo koordinoval větší schůzku, aby předložil zjištění? Buďte velmi specificní ohledně dalších kroků, stejně jako dne a data, pokud je zapotřebí časově citlivé opatření.
Ukončete průvodní dopis s formálním podpisem, jako je například Cordially, Very true nebo Best regards. Zahrnout jméno a název autora dopisu. Uveďte jména dalších osob, které obdrží zprávu a průvodní dopis v seznamu.
