Význam dobře organizovaného systému archivace kanceláří není nikdy zjevnější, než když chybí důležitý dokument. Neúčinné systémy archivování mohou mít za následek ztrátu času, peněz a špatné rozhodování, pokud chybějící dokument obsahuje integrální informaci a musíte bez ní rozhodnout. Jedním ze způsobů, jak vytvořit objednávku z chaosu, je nastavení číselného systému pro evidenci kanceláří, kde přiřadíte čísla záznamům, jako jsou objednávky, položky inventury a odhady a informace o souborech ve vzestupném pořadí nebo od nejnižšího po nejvyšší číslo.
Položky, které budete potřebovat
-
Číslovací systém
-
Kartotéka
-
Rozdělovače souborů
-
Záložky dělícího souboru
-
Složky souborů, různé barvy
-
Štítky
Nastavte kategorie a systém číslování
Nastavte kategorie souborů a přiřaďte kontrolní čísla. Seznamte jednotlivé oddělení vaší organizace samostatně. Pro každé oddělení přiřaďte hlavní kontrolní číslo. Například malá firma se může rozhodnout nastavit kategorie, například "Finanční", "Prodejní", "Nákup", "Lidské zdroje" a "Zařízení". Přiřaďte kontrolní číslo pro identifikaci každé hlavní kategorie, například 100 až finanční; 200, Prodej; 300, Nákup; 400, Lidské zdroje; a 500, vybavení.
Nastavte podkategorie souborů a přiřaďte čísla dílčích kontrol pro definici a identifikaci jednotlivých podkategorií. Například do kategorie Prodej můžete přidat 10 pro přehledy o prodeji. 20, odhady prodeje; a 30, Prodejní doklady.
Nastavte v každé podkategorii systém číslování pro identifikaci jednotlivých dokumentů v podkategorii. Tím se stane číslo, které vytisknete na samotném dokumentu. Například pokud pošlete objednávku na předtištěné formuláře odhadu prodeje, uveďte číslo prvního formuláře jako 200-20-01 nebo 200 20 01, pokud dáváte přednost. Každý po sobě jdoucí dokument se zvýší o jeden. Na druhý formulář odhadu prodeje byste vytiskli "200-20-02".
Vytvořte hlavní index vašeho plánu podání. Toto bude sloužit jako obsah pro vaši podložku.
Nastavte kabinet
Zavést systém barevného kódování pro identifikaci hlavních a podkategorií. Můžete například vytvořit pravidlo, které používá štítek s modrým dělením souborů k určení hlavních kategorií. Složky barevných souborů by pak mohly identifikovat podkategorie, jako v červených složkách pro zprávy o prodeji, zelené složky pro odhady prodeje a žluté složky pro tržby. Štítky ve složkách souborů určují její obsah, například štítky, které zobrazují čísla 01-100, 101-200 a tak dále.
Vytvořte záložky rozdělovačů hlavní kategorie a umístěte do rozvaděče. Označte a umístěte počáteční podkategorie souborů do schránky a v případě potřeby je přidejte.
Dokumenty v příslušném číselném pořadí.
Tipy
-
Udělejte si nějaký čas, abyste identifikovali potřeby vašeho podnikání a rozhodli se o kategorii a číslovacím systému, který má smysl pro vaši firmu.
Pokud používáte počítačový účetní systém a vytisknete své vlastní formuláře, budete možná muset změnit systém číslování tak, aby odrážel požadavky na archivaci. Například číslování formulářů odhadu prodeje by mohlo začít od 200 do 20-01 a přírůstek o jeden pro každý nový odhad.
Zadejte konkrétní umístění a kontejner pro všechny dokumenty, které dosud nebyly podány, v případě, že k nim budete mít přístup.
Nejlepším způsobem, jak zajistit, že budete držet krok s požadavky na podání, je vytvořit časový plán, například denní nebo týdenní.
