Jeden vynález, který hraje velkou roli v podnikových operacích, je textový procesor. Původně zahájen v roce 1800 ve formě psacího stroje, dnešní počítačový software pro zpracování textu provádí práci spisové skříňky, psacího stroje a inkoustu v kombinaci. Spolu s nesčetnými možnostmi, snadné použití a cenová dostupnost z něj dělají rozumné podnikové investice.
Zjednodušuje vytváření šablon
V kancelářském prostředí jsou nejčastěji používané dokumenty často přizpůsobeny individuálním scénářům. To se obvykle provádí vytvářením šablon pomocí softwaru pro zpracování textu, jako je MS Word nebo Pages.
Šablona je dokument vytvořený jako výchozí bod pro budoucí dokumenty. Spolu s flexibilitou přidávání a odstraňování dat nabízí šablony uživatelům možnost upravovat a tisknout několik kopií důležitých obchodních dopisů, všechny s různými klíčovými informacemi.
Zjednodušuje ukládání a zabezpečení dokumentů
Funkce "uložit" nebo "uložit jako" nabízené dokumenty pro zpracování textu umožňuje uživatelům doručovat dokumenty do paměťových jmen v rámci stejného umístění souboru nebo v různých umístěních souborů. Když jsou dokumenty uloženy na zabezpečený počítač, informace o klientovi jsou chráněny a snadno je lze kdykoli načíst.
Funkce ochrany heslem dostupná v otevřených dokumentech zabraňuje neoprávněným změnám důležitých dokumentů. To může být užitečné, pokud se více osob spoléhá na informace obsažené v těchto dokumentech, aby vykonávaly své zaměstnání (např. Zpracovatelé nároků na zdravotní pojištění, kteří platili nároky podle smluvních smluv uzavřených s lékaři).
Šetří čas a životní prostředí
Když se funkce softwaru pro zpracování textu používají ve spojení s dobrými organizačními dovednostmi, šetří čas uživatelům. Namísto trávení času třídění a vyhledávání chybně nebo chybně papírového papíru pomocí vyhledávací funkce počítače usnadňuje hledání souborů.
Zpracování textu navíc podporuje životní prostředí tím, že snižuje množství papírování potřebné k provádění každodenních úkolů (např. Archivace, odesílání dopisů, zasílání agend pro schůzky). Odesláním dokumentů prostřednictvím zabezpečeného e-mailu se výrazně snižují náklady na poštovné a papírový odpad.
