Peněžní oddělení povinností je taktika, která snižuje riziko náhodné a úmyslné ztráty peněz zaměstnanci. Osoba, která s největší pravděpodobností ukradne peníze od společnosti, je dlouhodobým zaměstnancem v pracovním prostředí, kde chybí oddělení povinností. Peněžní segregace povinností je nejčastější ve větších korporacích, ale malé podniky mohou také využívat minimální oddělení povinností nebo mít manažera důkladně dohlížet na přezkoumání hotovostních povinností. Správné oddělení povinností v hotovosti vyžaduje povolení, úschovu, zaznamenávání a odsouhlasení.
Povolení
Povolení je prvním krokem v řetězci péče. K výkonu funkce je oprávněna pouze jedna osoba. Například, osoba může přijímat poštu a šeky, ale nesmí si uchovávat šeky ve své vazbě, zaznamenávat je nebo sladit knihu, na které byly zadány šeky. Dále může povolit nebo připravit vklady, ale nemůže jít do banky, aby složil peníze. Někdy v menším podnikání může osoba, která schválí šek, smířit ji pouze tehdy, když jej jiný zaměstnanec nebo manažer uložil a zaznamenal.
Péče
Délka péče závisí na dluhu. Například, pokladník, který manipuluje s penězi za osmihodinovou směnu, by ve většině případů neměl sladit svou vlastní zásuvku s penězi. Bylo by přijatelné, aby počítala a zaznamenávala své součty na konci dne, ale nadřízený by měl sladit součty, aby ověřil hotovost proti příjmům. To zajišťuje, že všechny peníze jsou účtovány a nikdo jim chybí.
Záznam
Zaznamenávání je hotovostní povinnost, která vyžaduje, aby manažer nebo zaměstnanec fyzicky nebo elektronicky zaznamenal celkovou hotovost v účetních knihách společnosti. Tato peněžní daň zajišťuje papírovou stopu, která následuje peníze. V našem předchozím příkladu by měl správce, který smířil zásuvku s hotovostí, dostat jiného správce, aby zaznamenal hotovost za vklad nebo hotovost. Když víc lidí pracuje v hotovosti, je nezbytné oddělit povinnosti v celém řetězci péče.
Smíření
Smíření je posledním krokem v oddělování peněžních poplatků a řetězce péče. Zabezpečuje, aby každý, kdo zpracoval peníze, správně vykázal peníze, šeky nebo vklady. Když správce nebo zaměstnanec sladí hotovostní součty za den nebo týden, poskytuje podnikům příležitost zachytit jakékoli chyby v účetnictví nebo zjistit potenciální vnitřní krádež. Podnik by měl vždy mít jinou osobu smířit se, než ten, kdo obdržel, zpracoval nebo zaznamenal peníze.
