Je užitečné, aby kancelářští manažeři a účetní měli hotovost po ruce, aby zaplatili za různé kancelářské náklady. Drobný peněžní fond je a malá hotovostní rezerva - typicky méně než 200 dolarů - uzamčeno v pokladně nebo pokladně na místě. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci používají drobné hotovosti, měli by si uchovat protokol o tom, jaké výdaje používaly drobné peníze a kolik bylo použito. Když malé peníze jsou nízké, zaznamenávají drobné hotovostní výdaje v QuickBooks a vytáhnou více peněz na doplnění fondu.
Vytvořte účet Petty Cash Bank
- Navigovat do Graf účtů. V levém dolním rohu obrazovky klikněte na účet a vyberte Nový.
- Pro nový typ účtu vyberte možnost banka v poli Účet a zapište Drobné výdaje jako název účtu.
- Udržujte počáteční zůstatek účtu jako nula a vyberte Uložit a zavřít.
Zachycení peněz vyčerpané pro Penny Cash Fund
Peníze z šeku
- V nabídce Banking vyberte položku Zapsat kontroly.
- Jako příjemce uveďte "Hotovost" a zaznamenejte částku šeku ve sloupci platby.
- V rozevíracím seznamu Účet vyberte možnost Drobné výdaje bankovní účet.
- Vybrat Záznam.
Hotovost z transakce ATM
- V nabídce Banking vyberte položku Převést peníze.
- V nabídce Převody prostředků vyberte položku Drobné výdaje bankovní účet.
- Uveďte částku vybrané hotovosti v poli Částka převodu. V poli poznámky napište "Drobný výběr hotovosti".
- Vybrat Uložit.
Zaznamenejte peněžní hotovostní výdaje
- Přejděte do Účtovacího plánu a vyberte možnost Drobné výdaje bankovní účet
- V registru účtů otevřete novou transakci. To je není nutné zaznamenat příjemce, i když můžete, pokud chcete. Kdyby byly všechny drobné peníze vynaloženy jeden příjemce, můžete zadat jméno příjemce platby, například "Ralph's Office Supply" nebo "Starbucks Coffee", pokud si přejete. V opačném případě, ponechte prázdné pole příjemce.
- Zadejte částku drobných peněz vynaložených v sloupci platby. V rozevíracím seznamu Účet vyberte účet výdajů, který koreluje s nákupem.
- Pokud drobné hotovostní výdaje pokrývají více účtů, vyberte položku Rozdělené funkce a zaznamenat částku nákladů na každý účet.
- Vybrat Uložit.
