Podniky a organizace závisí na komunikačních linkách, které zůstávají otevřené a zůstávají spolehlivé mezi různými částmi a divizemi. Bez schopnosti efektivně komunikovat se začínají firmy rychle rozpadat. Nicméně, každý, kdo komunikuje svou vlastní cestou současně, vede také k chaosu. Právě zde vstupují do praxe protokoly na pracovišti.
Definované protokoly
Jednoduše řečeno, protokoly jsou interními pravidly, které jsou od členů organizace povinni sledovat a používat. Tím, že zajistí, že cílené činnosti jsou zpracovávány podle protokolů, organizace zajišťuje konzistenci a shodu na všech úrovních. Nevýhodou však je, že příliš mnoho protokolů vede k nadbytečnosti, byrokracii a ještě horšímu zbytečnému zpoždění. To funguje proti organizaci, která se snaží být obratná a flexibilní. Zvyšte rovnováhu mezi shodou a schopností reagovat.
Elektronická komunikace
Aby se přidalo k problému řízení toho, jak lidé ve stejné organizaci komunikují, elektronické a počítačové metody komplikují problém. Rychlost elektronické komunikace často vede k častějšímu problému a k dalšímu šíření chyb. Inteligentní telefony, e-maily, instant messaging a počítačové soubory se přidávají jen k rozruchu komunikace.
Psaná komunikace
Písemné zprávy, které jsou nejvíce tradiční metodami obchodní komunikace, jsou organizacemi snadno standardizovány, aby mohly být správně směrovány správně a správně upřednostňovány. To se provádí výběrem různých metod pro různé úrovně důležitosti. Pro každodenní komunikaci lze použít e-maily, poznámky a základní zprávy. Memorandy a dopisy na hlavičkovém papíře společnosti prezentují sdělení formálně formálně. Reserve vydat dokumenty a zprávy pro politické diskuze a důležité rozhodovací úsilí.
Elektronické zprávy
Problémem s emaily, okamžitými zprávami a internetem je to, že organizace často velmi rychle ztrácejí kontrolu nad zprávou a jejími publikem. Organizacím je dobře zajištěno pravidelné školení pracovníků o rizicích a nebezpečích elektronické komunikace, přičemž tyto nástroje jsou rezervovány pro každodenní, pravidelné pracovníky v oblasti komunikace a školení, kteří chápou, jak pravidelně odstraňovat staré komunikace a uchovávají jen důležité informace. Příliš často lidé používají tyto nástroje pro hloupé nebo osobní posílání zpráv. Výsledky se mohou pohybovat od trapných až po závažné, pokud by tyto soubory později vzkřísily v soudních sporech nebo v právních věcech.
Pravidla psaní
Součástí protokolů jsou také organizace, které mají jistotu, že každá komunikace je v souladu s pravidly jasného použití. To znamená, že zaměstnanci chápou, jak správně komunikovat písemně. Rychlé a technicky známé zkratky, jako LOL, WTB, WU, LTR a tak dále, nepatří do odborných textů. Zaměstnanci by měli pochopit, že potřebují komunikovat ve správném jazyce, který dává prémii na pravopis a gramatiku.
Verbal komunikace
Protokoly pro verbální komunikaci lze provádět podobně jako písemné dokumenty. Měly by existovat úrovně verbálních setkání, včetně příležitostných diskusí, formálních schůzí, schůzí hierarchie a interakcí s rozhodovacími pravomocemi. Každá z těchto kontaktních událostí by měla mít pochopené očekávání, jak komunikovat, jak dlouho a jak zpracovávat reakce a rozhodnutí. Nedodržení tohoto cíle v podnikání často vede k interakci ad hoc, která, i když je komfortní v malých skupinách, začíná způsobovat problémy s růstem organizací.
