Pokud jste zaplatili mzdy zaměstnancům a zadrželi daně, musíte podat W-2 s Správou sociálního zabezpečení. Pokud máte až 50 zaměstnanců, můžete je zaslat elektronicky prostřednictvím systému Business Services Online společnosti SSA. Služba je bezpečná a poskytuje vám okamžitý důkaz, že jste ji podali. Máte až do 31. března podávat elektronicky; archivy papíru mají až do posledního dne února. Můžete také tisknout W-2s a distribuovat je vašim zaměstnancům.
Registrace obchodních služeb online
Chcete-li získat přístup k BSO, musíte se nejprve zaregistrovat. Přejděte na webovou stránku Administrace sociálního zabezpečení, služby Business Services Online a vyberte tlačítko "Registrace". Budete muset poskytnout konkrétní informace, jako je vaše jméno, datum narození, číslo sociálního zabezpečení, adresa, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Po potvrzení vaší registrace budete mít své uživatelské jméno a heslo.
Formuláře W-2 / W-3 online
Chcete-li vytvořit W-2s, budete potřebovat přístup k formulářům BSO Forms W-2 / W-3 Online. Musíte také provést několik předběžných kroků, jako je výběr daňového roku, zadání identifikačního čísla zaměstnavatele a nezajištění výjimek nebo omezení. Formulář W-2 / W-3 Online nemůžete například použít, pokud podáváte daňový rok před rokem 2011, nebo opravujete dříve zadané W-2. Chcete-li sestavit W-2s, postupujte podle pokynů na stránce o mzdových zprávách společnosti BSO. Dokončete každou verzi W-2, jakou byste měli pro papírovou verzi. Zaznamenejte mzdy zaměstnanců, srážky daní a příslušné dávky v příslušných políčkách.
Tisk W-2
Formuláře W-2 / W-3 Online vám umožňují vytvářet, ukládat, tisknout nebo odesílat W-2s. Můžete před tiskem odeslat a zkontrolovat W-2s. Pokud jste již odeslali své W-2s, máte k dispozici až 30 dní po datu podání ke stažení W-2, které jsou k dispozici ve formátu PDF. Pokud máte předem vyplněné, nedokončené W-2, systém vás informuje, že formuláře jsou neúplné. BSO odesílá vaše W-2 pouze do SSA. Neposílá je příslušným státním a místním agenturám. Musíte je předávat sami.
Formuláře W-2c / W-3c Online
Chcete-li opravit odeslaný W-2, zašlete W-2c pomocí formuláře W-2c / W-3c Online. Tento systém umožňuje odeslat a vytisknout opravenou W-2 bez ohledu na původní formát odeslání. Můžete opravit předložené W-2 pouze za mzdy získané v předchozích třech letech, třech měsících a 15 dnech. Můžete dokončit a vytisknout až 25 W-2cs.
W-3 a W-3c
W-3 je formulář, který zobrazuje celkové mzdy a zadržení všech zaměstnanců za rok. Musíte zahrnout W-3 při odesílání W-2 vašich zaměstnanců do SSA. Chcete-li soubor W-3 odeslat a vytisknout, získáte přístup k formulářům W-2 / W-3 Online. Chcete-li odeslat a vytisknout opravenou W-3, použijte formuláře W-2c / W-3c Online.
Podávání a tisk více než 50 zaměstnanců
Pokud máte více než 50 zaměstnanců, můžete použít systém souborů BSO pro nahrávání souborů pro tisk a tisk W-2. Informace o specifikacích formátu souborů naleznete na webových stránkách společnosti Social Security Administration, Employer W-2 a internetových informacích. Zvolte "Publikace a formuláře" a poté "Specifikace pro podávání formulářů W-2 a W-2c elektronicky". Vyberte odkaz na příslušné specifikace.
