E-mail se stal standardním způsobem komunikace pro firmy a ty, kteří komunikují s podniky. To znamená, že existují chvíle, kdy je potřeba tradiční obchodní dopis. Může to být pro hledání práce, obchodní návrhy nebo dokonce i právní důvody. Správně zformátujte písmeno pro nejlepší šanci na získání výsledků. Současné obchodní styly používají písmeno "formátu bloku" pro podnikání, nikoli "odsazený styl" používaný pro méně formální dopisy.
Vytvořte Hlavičkový papír
Záhlaví obsahuje informace včetně vašeho jména, obchodního jména (případně), adresy a dalších příslušných kontaktních informací, jako jsou telefonní číslo, fax a e-mail. Většina počítačových programů pro zpracování textu otevře sekci "záhlaví" dvojitým kliknutím na horní centimetr prázdné stránky. V blokovém stylu neexistuje žádné odsazení nebo centrování informací. Jedná se pouze o blok informací podél levého okraje. Tato záhlaví se používá pouze na první stránce.
Pokud v hlavičce nelze vytvořit hlavičkový papír, máte dvě možnosti. Přesuňte hlavičkový papír k hlavnímu tělu jako první blok nebo místo prvního data s informacemi o kontaktu mezi datem a informacemi příjemce.
Datum, adresa a pozdrav
Datum, adresa a pozdrav jsou první tři bloky v hlavní části stránky s písmem. Ujistěte se, že nejste v sekci záhlaví kliknutím na hlavní stránku těla. Prvním řádkem je datum formátované hláskováním měsíce ven s následujícím dnem a rokem, například 10. května 2017.
Udržujte prázdný řádek mezi datem a blokem adresy příjemce. Zahrnout "pan", "paní" nebo "paní" případně. Použijte úplnou adresu a kontaktní informace, uveďte informace o ulici na jednom řádku a město, uveďte další. Přeskočte linku pro pozvánku, která je následována dvojtečkou, například "Milá paní Smithová".
Formátujte Body dopisu
Mezi adresou a pozdravem nebo po přijetí pozvánky můžete zahrnout odkaz na dopis shrnující téma, například "RE: Pozice supervizora". Pokračujte v psaní těla dopisu. Použijte 10 nebo 12 bodů konzervativní písmo jako Times New Roman, Cambria nebo Arial. Odstavec není odsazen, umístěn na levém okraji a oddělen od jednoho řádku. Okraje by měly být jeden palec na všech stranách dokumentu.
Přechod na druhou stránku
Zahrnout informace o kontaktech s hlavičkami pouze na první stránce dopisu. Jak již bylo uvedeno, první stránka je jediným místem, které by mělo mít hlavičkový papír s celým názvem a adresou odesílatele. Hlavička druhé stránky by měla označit číslo stránky zaostřené. Můžete také zahrnout adresáta dopisu na levém okraji a datum na pravém okraji, který pomůže čtečce identifikovat dokument v případě, že se obě stránky někdy stanou odděleny.
Uzavření dopisu
Písmena jsou uzavřena podpisovým blokem. Zavřete písmeno na druhé stránce pomocí neutrálního, ale přátelského úhlu, jako například "S pozdravem" nebo "Nejlepší pozdravy". Na závěr následuje čárka, čtyři mezery a vaše jméno. Pokud máte nějaký název, uveďte svůj název pod svým jménem. Písmeno podepsat modrým nebo černým inkoustem v prostoru nad vaším jménem.
Pokud jste obsahovali cokoliv s dopisem, jako je životopis nebo návrh, budete si chtít všimnout, že pod tvým jménem je dva "řádky".
