Formální obchodní sdělení je na hlavičkovém papíře společnosti a typicky obsahuje podpis spisovatele pod závěrečnou pozvánkou. Formát pro tento typ obchodní komunikace je přímý; dopis, který vyžaduje podpisy více než jedné osoby, musí být složen a formátován trochu jiným způsobem, aby vysvětlil, proč dopis obsahuje více podpisů a poskytuje prostor pro více podpisů.
Tradiční blokový formát
Obchodní korespondence by měla být v tradičním blokovém formátu, což znamená, že datum je dva řádky pod hlavičkou; jméno příjemce a poštovní adresa jsou dva řádky pod datem; předmětová čára je dva řádky pod adresou adresáta a nakonec dva řádkové prostory pod čárou předmětu jsou pozdravy. Přijatelné pozdravy pro formální obchodní korespondenci jsou "Drahá paní Smithová", "Vážený pane Jonese", "Pánové" nebo prostě "Pozdravy". Konečný příklad je užitečný, pokud je váš dopis pro více adresátů smíšených pohlaví. Tradiční formát bloku znamená, že odstavce nejsou odsazeny s každým řádkem zarovnaným s levým okrajem.
Důvod více podpisů
Zatímco osoba, na kterou adresujete svou korespondenci, možná už víte, proč existuje více signatářů, je rozumné stručně zopakovat důvod v textu vašeho dopisu. Případy, kdy dopis může vyžadovat vícenásobné podpisy, zahrnují sdělení akce vyžadující autorizaci od více než jedné osoby nebo vyjádření kolektivních názorů několika lidí, kteří podporují zprávu, kterou váš dopis předává. Můžete například napsat: "V zastoupení vedoucího týmu společnosti ABC Company tento dopis uvádí konsensus, který jsme dosáhli poté, co jsme diskutovali o vaší písemné žádosti o zaměstnání dalších pracovníků v oblasti lidských zdrojů." V prvním odstavci dopisu uveďte důvod vaší komunikace a důvod, proč dopis obsahuje více podpisů. Následující odstavce vašeho dopisu jsou, samozřejmě, zarovnány s levým okrajem.
Uzavírací pozvánky a podpisové bloky
Závěrečný pozdrav by měl být ten, který je vhodný pro formální obchodní dopis, jako např. "Velmi skutečně vy," "S pozdravem" nebo "Nejlepší pozdravy". Závěrečné pozvánky začínají dva řádky pod posledním odstavcem.
Máte-li jen dva podepisující, přeskočte čtyři řádky, které mají dostatek místa pro psaný podpis, a zadejte první jméno podpisujícího propojeného s levým okrajem. Na řádku pod jménem podepisujícího zadejte jeho pozici nebo titul. Přeskočte další čtyři řádky pro jméno a pozici druhého podepisujícího nebo titul. Jméno a název osoby, která má vyšší postavení v organizaci, by měla být prvním podpisovým blokem.
Pokud máte tři podepisující, přeskočte čtyři řádky a zadejte název podpisu 1 s levým okrajem. Přefiltrujte a zadejte název signatáře 2; znovu zadejte záložku a zadejte jméno signatáře 3. Přeskočte jeden řádek a zadejte název nebo název podpisu 1, přečtěte kartu a proveďte totéž pro Signer 2 a Signer 3, takže jejich tituly jsou přímo pod jejich psaným jménem.
U čtyř signatrů přeskočte dolů čtyři řádky a zadejte název podpisu 1 s levým okrajem. Projděte kartu do středu stránky a zadejte název podpisu 2; přeskočte dolů na další řádek a zadejte místo nebo titul Signer 1 a Signer 2 přímo pod jejich jmény. Přeskočte další čtyři řádky a opakujte formát pro Signer 3 a Signer 4.
Obeďte svůj návrh
Vzhledem k tomu, že vytváříte dopis jménem více než jedné osoby, je dobré postupovat před tím, než požádáte o podpis. Řekněte jim, že jste uvítali jejich vstupy a poslali schůzku e-mailem nebo navštívili každou osobu individuálně. Když všichni souhlasí s obsahem a doručením dopisu dopisu, připravte si finální verzi a nechte všichni vědět, že je osobně obejdete za jejich podpisy.
