Ve Spojených státech je účetní systém založen na tradičním způsobu zaznamenávání zápisů v denících pro každou transakci, která nastane, poté přesunutí deníku do správných účtů v obchodních knihách, aby bylo možné vyvážit debty a kredity a sledovat všechny položky. Technologie však přenesla tento proces z velké části do počítačového softwaru. Účtovníci a analytici tento software používají ke sledování všech finančních aktivit v podnikání. Tyto programy obvykle zahrnují subsystémy, které umožňují větší přizpůsobení.
Subsystémy
Podsystém v účetních programech je jednoduše menší systém, který existuje v primární struktuře programu. Bez těchto podsystémů by bylo obtížné orientovat se v účetním softwaru a uživatelé by měli obtížné najít konkrétní kategorii nebo činnost, kterou chtějí. Subsystémy rozdělují programový software na další součásti pro konkrétní účetní potřeby, jako jsou náklady a mzdy.
Typy subsystémů
Neexistuje žádný limit pro to, kolik subsystémů může mít účetní software. Složitý software, který obsahuje možnosti pro inventarizaci, výrobu a řízení lidských zdrojů, může často mít mnoho subsystémů. Nicméně je několik typů běžných, včetně plateb a pohledávek, což jsou dvě kategorie, které mají mnohé podniky. Systémy fakturace, náklady na systém a systémy výdajů jsou také běžnými možnostmi.
Odkaz na obchodní strategii
Obchodní strategie mohou mít také subsystémy a podniky se často pokoušejí propojit své strategické kategorie se subsystémy svého účetního softwaru. Například, pokud podnik vytvoří nový projekt, může také chtít, aby nový podsystém kategorie projektu ve svém programu byl zaúčtován. Podobně, pokud by podnik zavedl nové kontroly zásob pro své zboží, proces by byl úzce spjat s modernizací subsystému o zásobách.
Volitelné subsystémy
Mnoho podsystémů v účetním softwaru je nepovinné - to znamená, že nejsou vyžadovány pro firmu a nejsou vždy používány. V rámci samotného programu mají tendenci být dalšími nástroji, které si podniky mohou zvolit pro další přizpůsobení. Například proces vytváření nových subsystémů v programu je často samostatný subsystém sám o sobě.
