Volající mohou z vaší hlasové pošty nechávat zprávy z různých důvodů. Některé zprávy mohou být přátelskými připomínkami k důležitým obchodním informacím a kontaktům. Věci, které říkáte ve své hlasové schránce, ať už je to osobní hlasová schránka nebo obchodní hlasová schránka, budou hrát důležitou roli v tom, jaké informace získáte od volajících. K dispozici jsou některé základní informace, které byste měli vždy zahrnout do hlasové schránky.
Odchozí zpráva
První věcí, kterou byste měli udělat při odchodu z odchozí zprávy, je identifikovat vaše jméno, organizaci a telefonní číslo. Druhá věc, kterou byste měli udělat, je oslovit vám dostupnost. Například možná budete chtít říct, že nejste k dispozici a dát čas a den, kdy se vrátíte. Nakonec zadejte podrobnosti o typu informací, které chcete na hlasové poště, například jméno, firma, číslo a možná i zpráva. Typická odchozí hlasová pošta by mohla znít takto: "Jsem Bob Smith se společností Sampson, Inc., 555-555-5555. Nebudou k dispozici až do 4. hodiny, ale prosím opustě své jméno, společnost a číslo a telefonicky vám zavolám. Děkuji. "Nezapomeňte být krátký a poskytněte jasné a stručné pokyny volajícímu.
Vyhněte se problémům
Volající mohou někdy volat špatná čísla. Neoznačením svého jména, organizace a telefonního čísla ve vaší odchozí zprávě můžete často přijímat zprávy, které nejsou určeny pro vás. Uvedením těchto informací se ujistěte, že volající ví, že dosáhli správné osoby nebo vytočili správné číslo. Můžete nebo nechtěli vyzvat volajícího, aby zanechal vzkaz. Pokud je nepodporujete, abyste zanechali zprávu, bude pro vás těžké posoudit důležitost telefonního hovoru. Pokud obdržíte četné zprávy hlasové pošty, jsou tyto zprávy důležité, abyste zjistili, jaké telefonní hovory se budou vracet rychle a jak se připravit na zpětný telefonní hovor. Pokud podporujete zprávy, měli byste požádat, aby volající byl krátký nebo aby zprávu shrnul. Hlasové zprávy s dlouhým vysvětlením zpráv mohou být těžkopádné nebo nemohou být nezbytné, takže ztrácejí čas.
Přidat e-mail, sociální média
Protože je tolik informací sdíleno prostřednictvím sociálních médií, pravděpodobně byste měli zvážit přidání informací o kontaktech online do odchozí zprávy. Výzvou při opouštění kontaktů sociálních médií je získání volajícího, aby pochopil, kam ho opustit. Může vyžadovat, abyste uvedli své jméno a nepředpokládali, že volající ví. Pokud byste chtěli, aby volající zanechal zprávu na vaší e-mailové adrese, možná budete chtít říct "Můžete mi nechat e-mailovou adresu v Bob Smithovi v Sampson dot com", nebo "Můžete nechat vzkaz na bobsmith v sampson dot com. "Využijte svůj nejlepší úsudek, ale vyslovte své jméno a jméno vaší společnosti dává volajícímu nejlepší příležitost k získání informací správné. Není to dobrý nápad zmínit adresy URL, například na Facebook nebo Twitter, protože ty mohou být matoucí. Pokud se domníváte, že tyto stránky jsou nejlepšími místy, která vám mohou opustit zprávy, řekněte ve své odchozí zprávě: "Můžete také nechat zprávu na mém Facebooku."
