Konferenční hovory nabízejí pohodlné řešení pro to, aby váš tým společně diskutoval o projektu, obdržel aktualizované informace a získal konsensus. Mnoho společností uzavřela smlouvu s firmami konference a tyto společnosti mohou poskytovat specializovaná telefonní čísla a přístupové kódy pro personál, spolu s webovým nástrojem, který naplánuje a oznamuje schůzky telekonference. Přiřazené číslo telekonference poskytuje kdykoli flexibilitu při pořádání konferenčních hovorů a zasílání oznámení o schůzkách může účastníkům poslat e-mailem. Rozpočet nebo bezplatné služby konferenčních hovorů pro malé společnosti přiřadí telekomunikační číslo v době plánování, takže plánování schůzky online vyžaduje minimální plánování.
Vyhrazená konferenční linka
Otevřete novou e-mailovou zprávu nebo požadavek na schůzku (pokud má tato funkce e-mailovou aplikaci, například aplikaci Microsoft Outlook). Zadejte e-mailové adresy účastníků v sekci "Do" nebo "Účastníci". Zadejte téma schůzky v řádku "Předmět".
Zadejte následující informace do těla e-mailu nebo použijte automatické pole v žádosti o schůzku: Datum setkání Čas zahájení schůzky (včetně časového pásma) Čas ukončení schůzky (včetně časového pásma) Číslo volání (vaše telefonní číslo pro konferenci) Konferenční kód (případně pro účastníky přístup k konferenci)
Otevřete sekci plánování žádostí o schůzku a pomocí rozbalovací nabídky vedle každého účastníka určete, zda se jedná o požadované nebo nepovinné účastníky (většina programů má v případě potřeby nefunkční účastníky). Pokud jsou plány k dispozici online, zkontrolujte, zda jsou požadovaní účastníci k dispozici během požadovaného časového rámce a data.
Připojte pořad jednání nebo materiály zasedání kliknutím na tlačítko "Příloha" na panelu nástrojů e-mailu. V případě potřeby zadejte zprávu v těle e-mailu po podrobnostech konferenčního hovoru. Klepnutím na tlačítko Odeslat můžete vyslat oznámení o schůzce.
Naplánujte konferenční hovor pomocí nástroje Web
Přihlaste se k účtu konference, jako je Premiere Conferencing, Go to Meeting nebo Free Conference.
Klikněte na možnost "Plánování konference". Vyberte datum schůzky, čas začátku a čas ukončení (nebo trvání) a očekávaný počet účastníků. Zadejte předmět schůzky do pole "Téma". Zvolte typ konferenčního hovoru kliknutím na volbu "Konferenční hovor" nebo "Konferenční hovor".
Zkontrolujte přesnost informací a klikněte na tlačítko "Naplánovat". Vytiskněte stránku s potvrzením o podrobnostech konferenčního hovoru nebo uložte informace do počítače.
Klikněte na možnost odeslání e-mailovému upozornění účastníkům. Do příslušných polí zadejte jména účastníků a e-mailové adresy. Kliknutím na tlačítko Odeslat můžete účastníkům předat oznámení s pokyny pro telefonické připojení a potvrzením vaší e-mailové adresy.
Tipy
-
Požádejte účastníky, aby potvrdili, že se připojí k konferenčnímu hovoru - mohou odpovědět kladně na vaši e-mailovou zprávu nebo kliknout na tlačítko "Přijmout" v oznámení o žádosti o schůzku. Pošlete připomenutý e-mail a veškeré doplňující informace den před schůzem. Při plánování konferenčního hovoru pomocí webového nástroje prodloužení doby trvání nebo ukončení a přidělení jednoho nebo dvou dalších účastníků, než bylo plánováno, abyste si poskytli flexibilitu. Konferenční služba vám zpravidla účtuje pouze za počet účastníků a skutečný počet minut.
Varování
Před zasláním oznámení se vyvarujte nejasností. Některé e-mailové aplikace zaznamenávají všechny žádosti o schůzky v kalendáři a přidávají se konfliktní nebo aktualizované schůzky (nikoliv nahrazující zastaralou schůzku).
