Konferenční místnost využívají vedoucí pracovníci společnosti k pořádání schůzek a pořádání akcí pro spolupracovníky nebo návštěvy podnikatelů. Nastavení konferenční místnosti může výrazně ovlivnit, jak se lidé setkávají, protože ti, kteří sedí na zádech, nemusí slyšet nebo vidět všechno, co se děje v přední části místnosti. Než začnete s instalací konferenční místnosti, analyzujte prostor a zjistěte, jaké nastavení funguje pro daný prostor. Tímto způsobem budou mít všichni účastníci stejnou zkušenost během prezentací nebo událostí.
Procházejte konferenční místnost předtím, než začnete navrhovat prostor. Vyhledejte všechny elektrické zásuvky v prostoru, protože přední část místnosti může vyžadovat elektrické zásuvky. Projektory a obrazovky mohou vyžadovat funkci elektřiny, takže nastavte přední část místnosti, kde jsou k dispozici vývody. To je děláno tak, aby se minimalizovaly dráty na podlaze, jelikož lidé je mohou procházet, když chodí v konferenční místnosti.
Analyzujte velikost prostoru a porovnejte jeho velikost s potřebami společnosti. Pokud společnost hledá prostor pro setkání s 20 osobami nebo méně v jediném okamžiku, nastavení stolů a židlí je jiné než prostor, který potřebuje držet stovky lidí v danou dobu. Použití režimu s divadelním stylem s vyvýšenými řadami může být pro stovky lidí mnohem efektivnější než nastavení U, protože konfigurace tvaru U je vhodnější pro 20 nebo méně osob. Jediný konferenční stolek by měl být použit pouze tehdy, pokud společnost plánuje pouze hostit méně než 15 lidí najednou, protože zaměstnanci, kteří se nacházejí na jednom konci stolu, musí být schopni slyšet lidi sedící na opačném konci.
Před přidáním stolů a křesel do prostoru přidávejte přední obrazovku nebo projektor na přední stranu. Zapojte všechna elektrická zařízení a skryjte dráty podél stěn nebo pod koberci.
Umístěte tabulky do požadované konfigurace, kterou jste zvolili pro konferenční místnost. Tabulky by měly být umístěny blízko sebe, pokud používáte metodu tvaru U. Nastavení divadla vyžaduje, aby byly na zvýšené boxy nebo plošiny umístěny stoly. Umístěte plošinu do požadovaného místa předtím, než začnete přidávat tabulky.
Projděte si prostor a postavte se za stolem, abyste si ověřili, zda je každé sedadlo přijatelné, pokud jde o to, aby přední část místnosti nebyla bez překážek. Nestavte někoho na sedadlo, kde nemůže vidět přední část. Udělejte to předtím, než se do místnosti přidávají židle, protože může být obtížnější změnit nastavení s židlemi a stolky v místnosti.
Přidejte všechny židle do konferenční místnosti a zastrčte židle pod stoly, abyste ušetřili podlahovou plochu. Díky tomu bude konferenční místnost vypadat větší a organizovanější.
Přidejte láhve vody, pera, podložky papíru a případně ovoce na konferenční stoly před akcí.
