Pokud zjistíte, že strávíte hodiny hledáním určitého dokumentu nebo souboru, může to být čas na opravu organizačního systému vaší kanceláře. Máte-li mnoho souborů a složek, může chvíli trvat, než je budete moci projít a organizovat je všechny. Nicméně nakonec to bude dobře za to, protože budete přesně vědět, kde najdete všechno. Pokud se cítíte přemožen, když narazíte na celou kancelář najednou, zkuste projít jen jednou oblastí denně, dokud nebudete hotovi.
Položky, které budete potřebovat
-
Inbox / Outbox
-
Soubory
-
Složky
-
Štítky
-
Spisová skříňka / krabička
Umístěte schránku doručené pošty a schránku na schránku na roh pracovního stolu. Uchovávejte všechny odchozí faktury, oznámení a další položky, které se mají odesílat poštou nebo distribuovat. Odesílejte tyto položky denně. Umístěte příchozí soubory, dokumenty a poštu do doručené pošty. Také každodenně tyto položky proveďte nebo je odešlete; tak se nezmění.
Vytvořte kategorie pro soubory a složky. Ty se budou lišit v závislosti na typu vašeho podnikání. Některé kategorie mohou mít zřetelné štítky, jako jsou klienti, daňové informace, prodejci a nadcházející projekty. Zaměřte se na klasifikaci všech svých dokumentů do těchto velkých kategorií.
Rozdělit velké kategorie do menších podkategorií, je-li to vhodné. Například pokud vaše firma má klienty, vytvořte pro každého klienta jednu složku. Pokud jsou dokumenty klienta příliš velké, aby se vešly do jedné složky, rozdělte tuto kategorii ještě dále. Rozdělit soubor klienta do různých složek pro různé typy dokumentů.
Označte všechny soubory. CNN Money doporučuje označit soubory podle toho, jak je budete pravděpodobně hledat. Například namísto označování obsáhlého souboru "Form 27G-28A" označte "Faktury" nebo podobnou aplikovatelnou kategorii. To usnadňuje hledání dokumentů rychle.
Umístěte všechny dokumenty do skříňky, kartotéky nebo podobné nádoby. Máte-li mnoho souborů, držte je nejčastěji u svého stolu. Pokud dojde k nedostatku kancelářských prostor, uchovávejte soubory, které můžete používat pouze jednou za rok v samostatné odkládací schránce nebo v jiné místnosti.
Uložte samostatnou hromadu dokumentů určených pro koš, když třídíte soubory. Včasné skartace starých a nepodstatných dokumentů je klíčem k udržení organizované kanceláře. Pokud si nejste jisti, zda můžete dokument zlikvidovat, označte jednu složku pro případné koše a uložte dokument do ní, dokud nebudete moci skartovat.
