Kdokoli může ocenit pohled zaneprázdněného výkonného výkonného ředitele, který sedí za velkým psacím stolem, aniž by se na něj objevil kus papíru - natož kousek prachu. Vzhledy věří realitě, neboť ten výkonný představitel je pravděpodobně stejně tak zaneprázdněn jako vy, ale našel způsob, jak uspořádat pracovní úlohu v kanceláři. Můžete také, dokud vyvíjíte systém, který pro vás pracuje. To může znamenat použití některých "vyzkoušených a pravdivých" technik, zatímco ostatní jsou odmítáni.Stejně jako výkonný ředitel na vysoké úrovni, nezapomeňte, že jste zodpovědný a že vám chce ovládnout vaši pracovní zátěž před tím, než vás ovládne.
Vytvořte systém archivování - elektronický a papírový - abyste mohli okamžitě poskytnout informace po dokončení kontroly. Mnoho obchodních profesionálů je "master stackers", což znamená, že mají tendenci hromadit hromady papíru, které je nakonec přemohou. Zavřete závazek pracovat na projektu a poté, když skončíte, okamžitě jej odešlete. U souborů papíru vytvořte souborový systém s barevným kódem, přičemž každá barva označuje zprávu významnou pro vás. Například implementujte tříbarevný hierarchický systém, ve kterém zelená znamená "vysokou prioritu", žlutá znamená "střední prioritu" a červená znamená "nízkou prioritu". Nebo chcete snížit počet souborů na stole, použijte dvoubarevný systém. Postupujte podle stejné logiky a vytvořte počítačový systém.
Vytvořte si každodenní seznam úkolů a udržujte si ho s sebou vždy, abyste se soustředili a sledovali. Křížové úlohy při jejich dokončení. Stejně tak udržujte s sebou kalendář po celou dobu, podle toho, jak je to nutné. Přečtěte si svůj seznam úkolů na konci každého dne a na začátku každého nového dne, abyste si uvědomili své každodenní povinnosti.
Stanovte časové lhůty a lhůty pro každou z těchto úkolů, optimistické, ale také realistické. Buďte obzvlášť opatrní ohledně času, který přidáte k čtení a odpovědi na e-maily, protože je neuvěřitelně snadné nasát do časově náročného "e-mailového víru". Označte své e-maily zprávami "s vysokou prioritou", které vám pomohou soustředit své úsilí - a pak se rozhodněte, zda odpovídajícím způsobem odpovíte.
Začněte telefonovat a schůzky s odhadem jejich trvání - a pak sledovat hodiny a držet se plánu. Lidé budou respektovat vaši disciplínu, pokud říkáte něco jako: "Jak vím, že jsme všichni zaneprázdněni, zkusme, aby se toto telefonní hovory nebo setkání uskutečnily na 30 minut."
Nastavte hranice pro spolupracovníky, kteří se mohou pokusit zachytit vás při prodlouženém obědě nebo dlouhotrvajícím rozhovoru o tom, jakou úžasnou slepou předcházejí v noci. Zatímco nějaká společenská interakce je důležitá pro budování vztahů mezi spolupracovníky, buďte opatrní, aby se nedostali z ruky a házeli křivku do vašeho jinak dobře strukturovaného pracovního dne.
Přehodnoťte multitasking. Možná si myslíte, že mluvit po telefonu, psát e-mail a přezkoumávat marketingový návrh z vás dělá super zaměstnance, ale ve skutečnosti můžete rozptýlit vaši pozornost a jsou místo toho kontraproduktivní. Pokud je to nutné, nucte se soustředit svou pozornost na jeden úkol najednou a porovnat výsledky s multitasking režim organizovat své pracovní zatížení.
Vyhodnoťte své současné pracovní zatížení dříve, než souhlasíte s převzetím nových povinností. Ačkoli mnozí zaměstnanci předpokládají, že by se měli zrychlovat a nikdy neříkat žádným takovým požadavkům, pečlivě zvažte, zda máte čas na dokončení úkolů a zda je lze splnit podle vašich vysokých standardů.
Konzultujte s nadřízeným, abyste se ujistili, že jste na správné cestě s plánem uspořádat pracovní úlohu v kanceláři. Zkontrolujte svůj "plán akcí" a požádejte o zpětnou vazbu.
