Účelem systému kontroly dokumentů je zajistit, aby dokumenty, které vaše organizace používá, byly účinné a aktuální. Toho lze dosáhnout pomocí jednoduchého seznamu dokumentů známých jako hlavní seznam.
Příručka politiky a postupu
Řešení dokumentů v manuálu a postupu by mělo být prvním krokem. Kromě toho by vaše organizace měla určit správce, který bude kontrolovat kontrolu dokumentů tím, že bude zodpovědný za hlavní seznam dokumentů.
Hlavní seznam dokumentů
Vytvořte hlavní seznam, který identifikuje dokumenty používané v rámci vaší organizace k efektivnímu fungování. Příklady dokumentů zahrnují manuály postupů, příručky jakosti, pracovní pokyny a formuláře. Pomocí formátu rozložení listů uveďte název dokumentu a jeho verzi. Pokud odkazujete na pověřený postup z externího zdroje, odkaz na standard v hlavním seznamu pomůže vysledovatelnosti.
Proces revize
Dokumenty, které jsou revidovány, musí být uvedeny v hlavním seznamu. Například zásady a postupy pro zajištění kvality, verze B. Můžete vytvořit svůj vlastní identifikační systém. Některé organizace používají data revize. Pokud je revidován postup, musíte rovněž zkontrolovat všechny formuláře nebo pokyny, které jste v rámci postupu uvedli.
