Podle Business Dictionary je systém správy dokumentů "elektronický systém určený k organizaci a správě dokumentů. Tyto dokumenty jsou obvykle organizovány pomocí softwaru, který uživateli umožňuje přístup, úpravy a centrální ukládání dokumentů. "Společnosti často používají tyto systémy k převodu historických papírových dokumentů na elektronické soubory pro snadnou orientaci a snížení úložného prostoru. Většina společností vytváří nějaký typ papírování související s jejich činností. Hledání nejlepšího způsobu správy těchto dokumentů může zlepšit interní pracovní postup společnosti.
Zkontrolujte příchozí body pro obchodní dokumenty. Majitelé a správci firem by měli určit způsob, jakým dokumenty vstupují do své společnosti a rozhodnout se, jak je nejlépe zachytit elektronicky.
Implementujte software pro elektronické zachycení informací. Společnosti mohou požádat externí strany - například prodejce, dodavatele nebo podobné skupiny - o zaslání informací elektronicky prostřednictvím e-mailu nebo webových stránek. To umožňuje společnostem přímo načíst informace do systému správy dokumentů.
Požádejte zaměstnance, aby skenovali papírové dokumenty do elektronického systému podávání. Po dokončení úkolu zaměstnanci mohou manažeři požadovat, aby skenovala všechny příslušné informace do počítače nebo serveru. Zaměstnanec pak může skartovat originál a zbavit se citlivých informací.
Nastavte systém pro vyhledávání dokumentů. Schopnost rychle vyhledávat uložené dokumenty může snížit dobu zaměstnance strávené při hledání historických informací. Společnosti by měly vytvářet standardní elektronický systém archivování pro jednotlivce, který by mohl později ukládat a najít informace.
Tipy
-
Společnosti se mohou rozhodnout zadat svůj systém správy dokumentů. Firmy se mohou specializovat na ukládání informací, takže společnost nepotřebuje dostatečné množství fyzického úložného prostoru pro dokumenty.
Varování
Zatímco elektronické systémy pro správu dokumentů poskytují společnosti mnoho výhod, mohou mít i nevýhody. Společnosti musí být schopny zabezpečit elektronické informace před zneužitím nebo podvodem při zálohování informací, aby se zabránilo selhání počítače nebo serveru.
